Migration de messagerie

Migration de Messagerie

Migration de messagerie

Comment réussir sa migration de messagerie

La solution de messagerie au coeur de l'entreprise

La migration de messagerie est une étape périlleuse mais souvent nécessaire pour grandir et améliorer sa productivité. Une migration de messagerie demande l’anticipation afin de ne pas agir dans la précipitation, de choisir la bonne solution ou encore d’éviter de brusquer l’ensemble des utilisateurs.

Le système de messagerie est un outil au cœur de l’entreprise, il est utilisé par tous les services. Ce dernier impacte directement la productivité et la qualité du travail fournit pour l’entreprise. Un système de messagerie défaillant ou obsolète peut avoir des conséquences importantes sur le quotidien des collaborateurs. C’est pourquoi il est nécessaire d’avoir une solution de messagerie en adéquation avec vos enjeux et vos besoins. Avez-vous du télétravail ? Votre métier implique-t-il du travail en équipe, nécessitant un outil de travail collaboratif ? Ces différentes questions vous orienteront vers telles ou telles solutions.

Pourquoi vouloir réaliser une migration de messagerie ?

Premièrement, les éditeurs de solutions de messagerie innovent constamment et certaines nouvelles fonctionnalités peuvent vous attirer ou s’avérer utiles pour votre organisation. Certains outils facilitent la mise en place et la gestion du télétravail, du travail collaboratif, la prise de rendez-vous etc. Je ne vous apprends rien en vous disant qu’avec le Covid tous ses enjeux reviennent sur le devant de la scène. De quoi avez-vous besoin ? Une solution mail, téléphone, visio ou intégrant également une gestion des contacts ou des agendas ? 

Deuxièmement, une migration de messagerie vers une nouvelle solution peut être motivée par de nouvelles exigences en matière de sécurité imposées par votre direction ou par le secteur. La réglementation générale sur la protection des données peut également vous amener à changer votre manière de fonctionner actuelle.

Enfin, parfois cela peut tout simplement vous être imposé. Bien souvent lors de rachat, de fusion ou quand l’outil actuel est obsolète ou en fin de contrat, une migration de messagerie devient indispensable.

Pour réussir sa migration de messagerie, il est primordial de fonctionner étape par étape de manière organisée et précise. Une migration de messagerie ne s’invente pas, il vous faudra définir vos enjeux et ressources en place, faire un choix d’une solution adéquate (comparatif Office 365 vs Google Workplace), réaliser un budget, trouver un équilibre entre le prix et les fonctionnalités souhaitées, choisir l’infrastructure On Premise ou en cloud, Azure (Azure, qu’est ce que c’est ?) par exemple, si la solution choisie est Office 365 et enfin il vous faudra agir et mettre en place la migration.

Pour réaliser au mieux la migration de messagerie, nous avons défini des étapes qui vous permettront d’agir sans encombre.

Les étapes pour migration de messagerie sans encombre

Migration de messagerie
  1. Analyser ses ressources et définir son besoin (concevoir son projet) 
  2. Planifier : mettre en place un plan d’action et de communication
  3. Choisir la solution idéale 
  4. Archiver les données actuelles 
  5. Créer un compte utilisateur 
  6. Injecter les données 
  7. Réaliser la migration 
  8. Former et nettoyer

1. Analyser ses ressources et définir son besoin (concevoir son projet)

Cette étape est indispensable pour une migration de messagerie réussie. Comme on l’a dit précédemment, l’outil de messagerie est central dans l’entreprise il vous faudra ainsi pour cette étapes sonder la totalité des services sur leurs besoins et leurs problématiques éventuellement rencontrées actuellement. De plus, cela sera la première étape de la communication auprès des utilisateurs, un tel changement doit être accepté par les users car il touche le quotidien de tous. Cette consultation vous permettra de choisir une solution qui change le moins possible les habitudes des utilisateurs. 

Ainsi, une migration de messagerie implique de faire un état des lieux sur les ressources disponibles, pour cela travailler en équipe sera nécessaire. Qui de mieux que les administrateurs système pour vous dire ce que vous possédez exactement et délimiter votre périmètre : 

  • Quelle est l’infrastructure en place ?
  • Quel est le budget disponible ? 
  • Avez-vous du temps ? Des ressources humaines disponibles ? 
  • Quel est le stockage disponible ? Devriez-vous augmenter la capacité ? 

Il faudra également définir vos besoins et contraintes : 

  • Quelles sont les fonctionnalités importantes pour mes utilisateurs ? 
  • Ai-je une dead line ? Quand est-il optimal de réaliser la migration ?
  • Quelles données garder ? Quelle est la quantité de données à injecter ? 
  • Dois-je prendre une solution en cloud (découvrir le Cloud Azure) ou en On Premise ?
  • Possibilité de temps d’arrêt ? Contraintes légales ?
  • Que dois-je migrer (courriers, rdv, etc.) ?

2. Planifier : mettre en place un plan d’action et de communication

Cette deuxième étape est clé dans le processus de migration de messagerie. Dans le plan d’action les objectifs et les tâches doivent être chiffrés, datés et attribués à des collaborateurs. Cette étape reprend et organise les ressources et besoins définis précédemment. Ainsi vous pourrez définir le périmètre de la nouvelle infrastructure mise en place (accès, routage, stockage) en vous basant sur l’analyse des ressources. Ce plan d’action pourra être transmis aux prestataires consultés afin de décrire au mieux vos besoins, sous forme de cahier des charges (lien) et pour cela Foxeet vous accompagne. 

À la fin de de cette étape vous aurez répondu aux deux questions suivantes : quand aura lieu la migration et comment. Dès lors, vous pourrez mettre en place un plan de communication clair et complet, afin de faire preuve de transparence et facilité la conduite du changement. Ce dernier sera transmis à la direction, à l’équipe chargée du projet afin d’avoir une vue d’ensemble et enfin aux collaborateurs afin qu’ils se préparent aux futures évolutions. 

Un plan de communication pour migrer sa messagerie est constitué, entre autres :

  • D’un aperçu du plan d’action de migration : quand et comment ?
  • Des étapes qui impacteront les users (migration de leurs données, arrivée du nouvel outil, formation, jour d’indisponibilité…)
  •  Des tâches que les users devront réaliser en amont de la migration (tri dans leur mail…)

Enfin, cette deuxième étape de la migration de messagerie peut être l’occasion de réviser votre charte et votre politique en matière de gestion des données. Il vous faudra alors consulter le département des ressources humaines, juridique et informatique. Vous répondrez aux questions suivantes : combien de temps sont gardés les mails avant d‘être archivés, autorisez-vous les collaborateurs à utiliser cette boîte mail dans un cadre personnel ? Que fait-on des mails des personnes qui quittent la société ? 

3. Choisir la solution idéale

Une fois vos ressources et besoins définis, votre plan d’action établi, vient le temps du choix de la solution de messagerie. C’est tout simplement le cœur de votre réflexion, vous l’aurez deviné. Toutes les actionsréalisées servent à choisir la solution idéale puis à l’implémenter au sein de votre SI. La solution de messagerie choisie devra : 

  • Répondre aux attentes en termes de qualité
  • Satisfaire les utilisateurs
  • Être étudié sur du long terme 
  • Être compatible avec votre infrastructure  
Vous ferez à ce moment également le choix entre une solution en Cloud ou On Premise. Office 365 et Google Workspace sont deux solutions les plus connues mais il en existe de nombreuses autres. 

Pour cette étape, il est nécessaire de consulter un maximum de prestataires et de réaliser une veille sur les solutions existantes (comparatif office 365 vs Google workplace). Vient le moment, de lire des articles, consulter des blogs et s’instruire grâce à Foxeet.

Comparatif Office 365 vs Google Workspace

4. Archiver les données actuelles

Pour cette quatrième étape, nous rentrons réellement dans l’opérationnel. Le choix de la solution est fait, il faut se lancer et entrer dans le « vif du sujet ». Afin de ne perdre aucune donnée importante lors de la migration de messagerie, il vous faut installer une solution d’archivage ou utiliser celle en place. Une fois cette solution disponible, vous pouvez procéder à l’archivage des données (anciens mails etc.) Si vous avez changé votre politique à ce sujet (cf. étape 2), cela vous permettra de l’appliquer dès à présent. Cette étape a de multiples enjeux, ne perdre aucune données importantes (rdv prévus, mails…) et ne migrer aucune information inutile. Dans certaines professions, il est imposé de garder certaines données, cette étape vous permet de ne rien oublier.

5. Créer un compte utilisateur

Ici, vous devrez simplement créer un compte utilisateur sur votre nouvelle plateforme et la configurer selon les besoins et le cahier des charges définis précédemment. Migrer sa messagerie n’a jamais été aussi simple. Il existe des plateformes qui vous accompagnent lors de l’implémentation afin de ne perdre aucune donnée et proposer une continuité de service aux utilisateurs. 

Une fois le compte créé, il reste à préparer votre serveur exchange sur lequel sera réalisé la migration de messagerie. Vous pouvez réaliser des tests de capacités, de fonctionnement, de paramétrage etc. Enfin, il faut déployer le client sur les différents postes de travail. Une fois encore, il existe des outils pour automatiser le déploiement du client. Offrant une migration de messagerie facilitée, notamment si vous avez un nombre important de collaborateurs.

6. Injecter les données

Sixième étape, vous approchez de la fin de la migration de messagerie. Une fois que l’outil est paramétré et opérationnel, vos données archivées, la migration de messagerie est prête à être réalisée. Vous allez pouvoir injecter les données sur la nouvelle solution. 

PS : N’oubliez pas de réaliser un dernier archivage juste avant la migration avec les nouvelles données produites puis de les injecter dans le nouveau système.

Le Cloud Azure, qu'est ce que c'est ?

7. Réaliser la migration de messagerie

Une fois la totalité des données administrée dans le nouveau système de messagerie, il ne vous reste plus qu’à passer tous les courriels Internet vers l’exchange puis rediriger les processus internes vers l’exchange. Cette étape est en général réalisée le week-end, permettant d’éviter un temps d’arrêt et d’être opérationnel dès le lundi matin. 

Par la suite, il vous reste à exécuter les tâches post-migration, c’est-à-dire surveiller le système, les potentiels messages d’erreurs, les besoins des utilisateurs, les éventuelles pertes de données…

8. Former les salariés et nettoyer

Cette dernière étape pour migrer sa messagerie n’est pas à négliger. Elle peut avoir lieu avant, pendant ou juste à la fin de la migration. Il faut former, d’une part, son équipe informatique afin qu’elle puisse répondre au problème des users, aux pannes, et réaliser le paramétrage. Il faut former, d’autre part, les utilisateurs au fonctionnement de la nouvelle plateforme via une invitation à des webinars, conférences, la consultation de blog, tel que Foxeet.

Enfin, après la migration de la messagerie, il est nécessaire de nettoyer l’ancien système : supprimer et mettre HS les serveurs d’origine. Il faut également supprimer les fichiers, le paramétrage ainsi que les clients sur les ordinateurs des collaborateurs. 

Voici dans les grandes lignes comment réussir une migration de messagerie étape par étape. N’hésitez pas à vous faire accompagner dans cette démarche, elle est conséquente, centrale pour l’entreprise et non sans risque. Utilisez notre plateforme Foxeet pour trouver le prestataire idéal.

Trouver la solution en fonction de vos besoins

Le Cloud Microsoft Azure

Microsoft Azure

Microsoft Azure

Découvrir le Cloud Microsoft Azure

Microsoft Azure a été conçu dans le but d’être au plus proche des besoins des clients pour simplifier la gestion de leurs données. Microsoft a sorti les grands moyens avec son service de Cloud Azure pour assurer une prestation de haute qualité et améliorer le quotidien de votre entreprise. 

Vous hésitez à externaliser votre infrastructure dans le cloud ? tout ou partie ? Passer dans le cloud est une décision importante qui impacte la totalité de son système d’information. Il est donc important d’avoir toutes les cartes en main avant de se lancer. Au travers de cet article, vous allez découvrir plus amplement le service de cloud public proposé par Microsoft : le Cloud Microsoft Azure. 

Brève présentation du cloud

Le Cloud Computing, bien que contesté au moment de son apparition, est aujourd’hui un incontournable. De plus en plus d’entreprises font le choix d’externaliser leur infrastructure dans un cloud privé, public ou hybride. Les économies de temps et d’argent réalisées ne sont pas négligeables et font que cette tendance se renforce davantage.

Microsoft Cloud Azure

Concrètement, vous aurez accès à votre système d’information via internet grâce à un fournisseur.  Différents services sont proposés qui vous laisseront plus ou moins de marge de manœuvre, d’indépendance en fonction de ce que vous cherchez. Le service en IaaS est le plus répandu, il offre à la fois de la flexibilité et de l’autonomie à l’entreprise mais sans les contraintes de l’hardware. Ainsi en IaaS, l’entreprise à la main sur le middleware des serveurs ainsi que sur toute la partie applicative et le fournisseur va gérer le hardware (matériel, virtualisation, stockage et réseau).  En SaaS le Software as a Service, la partie applicative est également installée directement sur les machines de l’hébergeur. Il y a également le DaaS, Desktop as a Service qui est l’externalisation du stockage chez un fournisseur sur la base d’un abonnement payant proportionnel à la volumétrie. Enfin, le cloud existe également en PaaS, Platform as a Service, qui est plutôt destiné aux développeurs.

Pour conclure, le Cloud Computing englobe une grande variété de services, ce qui vous permet d’ajuster votre offre en fonction de vos besoins et de vos problématiques.

C’est dans cette optique qu’est né le Cloud Microsoft Azure.

Le Cloud Microsoft Azure, qu'est ce que c'est ?

diagramme-Azure

C’est la solution de cloud public proposée par Microsoft pour venir concurrencer l’offre AWS d’Amazon. Ce service Cloud Microsoft Azure se définit comme une Infrastructure as a Service (en IaaS). Le Cloud Azure offre également la possibilité d’être en PaaS, SaaS ou encore DaaS. Le Cloud Microsoft Azure vient remplacer tout ou partie de votre infrastructure physique. Fini les serveurs vieillissants à renouveler tous les 5 ans, votre SI sera hébergé directement sur les serveurs de Microsoft dispatchés au quatre coins du monde. Pour son Cloud Microsoft Azure, le groupe américain fait le choix de la proximité en créant un grand nombre de Datacenter sur tous les continents.

Ce service Cloud Microsoft Azure est intéressant pour les entreprises utilisant déjà les technologies de Microsoft car il permet de faciliter l’usage et le paramétrage des autres technologies comme Sharepoint, Windows Server, Active Directory (ad azure) ou bien Office 365 (comparatif Office 365 vs Google Workspace). Grâce à différents partenariats (Lenovo, EMC, Huawei…) Microsoft propose aujourd’hui Azure Stack qui est une solution de cloud hybride. Une partie des données sont donc hébergées par Microsoft et une autre directement sur votre site. Vous avez donc du cloud public et privé dans la même infrastructure (Comparatif des plateformes de Cloud Hybride). Vous l’aurez compris, bien que ce soit une offre d’hébergement, le service Microsoft Azure notamment, reste personnalisable et adaptable à tout type de structures.

Télécharger gratuitement notre cahier des charges PRA - PCA

Les Avantages du Cloud Microsoft Azure

Les nombreux points forts de Microsoft Azure : 

  • Une sécurité renforcée tout au long de la chaîne d’information pour se protéger d’éventuelles attaques. Là encore, tout est géré par Microsoft pour vous proposer une solution clé en main la plus fiable possible. Le Cloud Microsoft Azure offre même plusieurs MAJ de sécurité gratuites les premières années. Des économies sur tous les plans ! Une infrastructure externalisée dans le cloud peut faire peur sur le plan financier avant de se lancer mais cette idée reçue est fausse. Certes le coût à l’entrée paraît élevé mais il y a de nombreux coûts qui vont disparaître. Vous allez réduire vos coûts d’achat du matériel, les coûts de maintenance, les pertes dues aux pannes, ainsi que tous les coûts cachés d’une infrastructure physique : les locaux pour accueillir l’infrastructure, l’électricité, etc.  De plus, le Cloud Microsoft Azure sera compatible avec les autres technologies de Microsoft comme ad azure.

     

  • Vous payez que ce que vous consommez sans coût initial (pay as you go), là est la vraie plus value de l’offre Azure. Cette offre répond ainsi aux besoins de toutes les entreprises, de l’épicerie du coin à la multinationale. Les petites entreprises ou Start up n’ayant pas les capitaux nécessaires pour acquérir des machines pourront profiter de ce service à la pointe de la technologie : le Cloud Microsoft Azure. Grâce aux nombreux paramétrages possibles et à l’expertise de Microsoft, le Cloud Microsoft Azure s’adapte à tous les secteurs d’activité, avec des applications répondant aux besoins de ligne de production comme aux besoins d’un revendeur sur le web. Le prix du Cloud Microsoft Azure varie selon les services et la capacité de stockage utilisée.

     

  • Adieu les pannes qui empêchent vos collaborateurs de travailler. Les serveurs de Microsoft ne tomberont pas en panne subitement, vous n’aurez pas de temps d’arrêts élevés. Tout est géré en interne par Microsoft pour que vous, les utilisateurs, vous n’ayez aucun problème au quotidien. Le Cloud Microsoft Azure s’adapte à la demande en augmentant la capacité en cas de besoin et inversement pour une meilleure flexibilité et fluidité de la circulation de l’information.

     

  • Une circulation de l’information facilitée grâce au service de Cloud Azure. C’est un enjeux important pour les grandes comme les petites entreprises dès lors que l’on possède plusieurs sites d’autant plus s’ils sont implantés un peu partout dans le monde. Via le Cloud Microsoft Azure vous pouvez vous transmettre des fichiers à travers le monde en quelques secondes.
Cloud Microsoft Azure

Alors qu’attendez-vous pour passer votre infrastructure dans le Cloud Azure ? Vous pouvez mettre en place cette stratégie progressivement en commençant par une infrastructure hybride, en mettant par exemple votre sauvegarde ou votre PRA dans le cloud. Les choses ne sont pas aussi simples bien évidemment, externaliser une partie de son infrastructure nécessite d’être accompagné par des experts. Voulez vous tout passer en IaaS, PaaS, DaaS ou simplement en SaaS ? Ils sont nombreux sur le marché, n’hésitez pas à définir votre besoin et à les comparer sur notre site Foxeet nous sommes là pour cela.

TROUVER LA SOLUTION QUI VOUS CORRESPOND

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Une nouvelle star pour la sauvegarde ?

Lancée en 2014 seulement, l’entrerprise est déjà une réussite . La sauvegarde et la restauration devraient être plus faciles et moins coûteuses sur une base cloud.

Rubric a été fondée en janvier 2014 par un certain nombre d’experts informatiques expérimentés de la Silicon Valley. Il s’agit notamment de Bipul Sinha, PDG et co-fondateur, qui était déjà un investisseur dans Nutanix et PernixData et a travaillé pour Bank of America et Oracle, et Arvind Jain, qui était actif pour YouTube et Google. Ensemble, ils ont reconnu la nécessité d’introduire des infrastructures de stockage simples et orientées cloud dans le monde des datacenters classiques.


La jeune entreprise est soutenue par des sociétés de capital-risque renommées telles que Lightspeed, Greylock ou Khosla Ventures et a déjà levé plus de 110 millions de dollars d’aide au démarrage. Sinha a déclaré dans une interview: « Nous n’avons aucun besoin de lever des fonds avant une introduction en bourse, mais nous ne reculerons pas si nous pouvions l’utiliser pour notre expansion internationale.

Selon Sinha, Rubrik est déjà établi, en particulier pour les grandes entreprises, car elles recherchent des alternatives à la sauvegarde et à la restauration traditionnelles. Le cloud public permettait d’y installer des applications et de les utiliser pour les sites distants, mais il était plus difficile d’y stocker et de gérer des données. Les solutions de Rubrik visent à accroître la gestion et la disponibilité des données dans les datacenters et dans les différentes formes de cloud (public, privé, hybride)

Bipul Sinha prévoit les scénarios d’usage suivants pour ses solutions : sauvegarde et récupération des environnements virtuels et physiques, reprise après sinistre, analyse et rapports, test / développement, automatisation et orchestration, ainsi que la prise en charge des fournisseurs de services gérés.

Contrairement à d’autres fabricants, Rubrik ne se considère pas comme un pur fournisseur de solutions de stockage ni comme un protagoniste du «stockage défini par logiciel» (SDS). Il se voit plutôt comme un gestionnaire de données qui doivent être déplacées de A à B ou inversement, par exemple, et qui devraient être disponibles pour les applications où et seulement quand cela est nécessaire. Il prétend gérer les données clients, que ce soit dans un datacenter ou stockées avec un stockage objets ou dans le cloud.

Les principales technologies de Rubrik incluent «Atlas», un système de fichiers évolutif propriétaire. Ce système de fichiers fournit une distribution infiniment évolutive et fiable des données sur un cluster global dans un datacenter ou dans le cloud. Atlas Erasure fournit également le codage de sauvegarde des données, qui est de plus en plus utilisé au lieu du RAID, et également la déduplication des données.

Rubrik fournit aussi une infrastructure API RESTful pour des flux de travail continus et l’intégration avec d’autres outils de gestion. Tous les logiciels Rubrik peuvent être exécutés sur des serveurs baremetal ou sur la base d’hyperviseurs tels que vSphere.

Le côté stockage propose l’archivage et la recherche d’Amazon AWS, Microsoft Azure, un stockage compatible S3, un stockage NAS et d’objets (par exemple à partir de Cloudian ou Cleversafe).

Comme le souligne le PDG Sinha, Rubrik est une alternative aux offres de stockage et de gestion de Dell EMC, Veritas ou Commvault, qui offrent une sauvegarde et une restauration plus rapides et plus faciles à des coûts réduits. Cela est principalement dû au fait que les produits de Rubrik ont été développés «nativement pour le cloud». Cela a été rendu possible car Facebook et Google avaient une vaste expérience des environnements cloud.

Rubrik possède déjà des équipes de vente et des offres d’assistance dans plus de 25 pays, de l’Amérique du Nord à l’Europe en passant par l’Asie. Les analystes de Gartner Research ont inclus la jeune entreprise en tant que «visionnaire» dans leur rapport «Magic Quadrant for Data Center Backup and Recovery Solutions» de juillet 2017.