Comment réussir sa migration de messagerie
La solution de messagerie au coeur de l'entreprise
La migration de messagerie est une étape périlleuse mais souvent nécessaire pour grandir et améliorer sa productivité.
Une migration de messagerie demande l’anticipation afin de ne pas agir dans la précipitation, de choisir la bonne solution ou encore d’éviter de brusquer l’ensemble des utilisateurs.
Le système de messagerie est un outil au cœur de l’entreprise, il est utilisé par tous les services. Ce dernier impacte directement la productivité et la qualité du travail fournit pour l’entreprise. Un système de messagerie défaillant ou obsolète peut avoir des conséquences importantes sur le quotidien des collaborateurs.
C’est pourquoi il est nécessaire d’avoir une solution de messagerie en adéquation avec vos enjeux et vos besoins. Avez-vous du télétravail ? Votre métier implique-t-il du travail en équipe, nécessitant un outil de travail collaboratif ? Ces différentes questions vous orienteront vers telles ou telles solutions. Migrer sa messagerie n’aura bientôt plus de secret pour vous.
Pourquoi vouloir réaliser une migration de messagerie ?
Premièrement, les éditeurs de solutions de messagerie innovent constamment et certaines nouvelles fonctionnalités peuvent vous attirer ou s’avérer utiles pour votre organisation. Certains outils facilitent la mise en place et la gestion du télétravail, du travail collaboratif, la prise de rendez-vous etc. Je ne vous apprends rien en vous disant qu’avec le Covid tous ses enjeux reviennent sur le devant de la scène.
De quoi avez-vous besoin ?
Une solution mail, téléphone, visio ou intégrant également une gestion des contacts ou des agendas ?
Deuxièmement, une migration de messagerie vers une nouvelle solution peut être motivée par de nouvelles exigences en matière de sécurité imposées par votre direction ou par le secteur. La réglementation générale sur la protection des données peut également vous amener à changer votre manière de fonctionner actuelle.
Enfin, parfois cela peut tout simplement vous être imposé. Bien souvent lors de rachat, de fusion ou quand l’outil actuel est obsolète ou en fin de contrat, une migration de messagerie devient indispensable.
Pour migrer sa messagerie sans encombre, il est primordial de fonctionner étape par étape de manière organisée et précise. Une migration de messagerie ne s’invente pas, il vous faudra définir vos enjeux et ressources en place, faire un choix d’une solution adéquate (comparatif Office 365 vs Google Workplace), réaliser un budget, trouver un équilibre entre le prix et les fonctionnalités souhaitées, choisir l’infrastructure On Premise ou en cloud, Azure (Azure, qu’est ce que c’est ?) par exemple, si la solution choisie est Office 365 et enfin il vous faudra agir et mettre en place la migration.
Afin de migrer sa messagerie au mieux, nous avons défini des étapes qui vous permettront d’agir sans encombre.
Les étapes pour une migration de messagerie sans encombre
- Analyser ses ressources et définir son besoin (concevoir son projet)
- Planifier : mettre en place un plan d’action et de communication
- Choisir la solution idéale
- Archiver les données actuelles
- Créer un compte utilisateur
- Injecter les données
- Réaliser la migration
- Former et nettoyer
1. Analyser ses ressources et définir son besoin (concevoir son projet)
Cette étape est indispensable pour une migration de messagerie réussie. Comme on l’a dit précédemment, l’outil de messagerie est central dans l’entreprise il vous faudra ainsi pour cette étapes sonder la totalité des services sur leurs besoins et leurs problématiques éventuellement rencontrées actuellement. De plus, cela sera la première étape de la communication auprès des utilisateurs, un tel changement doit être accepté par les users car il touche le quotidien de tous. Cette consultation vous permettra de choisir une solution qui change le moins possible les habitudes des utilisateurs.
Ainsi, migrer sa messagerie implique de faire un état des lieux sur les ressources disponibles, pour cela travailler en équipe sera nécessaire. Qui de mieux que les administrateurs système pour vous dire ce que vous possédez exactement et délimiter votre périmètre :
- Quelle est l’infrastructure en place ?
- Quel est le budget disponible ?
- Avez-vous du temps ? Des ressources humaines disponibles ?
- Quel est le stockage disponible ? Devriez-vous augmenter la capacité ?
Il faudra également définir vos besoins et contraintes :
- Quelles sont les fonctionnalités importantes pour mes utilisateurs ?
- Ai-je une dead line ? Quand est-il optimal de réaliser la migration ?
- Quelles données garder ? Quelle est la quantité de données à injecter ?
- Dois-je prendre une solution en cloud (découvrir le Cloud Azure) ou en On Premise ?
- Possibilité de temps d’arrêt ? Contraintes légales ?
- Que dois-je migrer (courriers, rdv, etc.) ?
2. Planifier : mettre en place un plan d’action et de communication
Cette deuxième étape est clé dans le processus de migration de messagerie. Dans le plan d’action les objectifs et les tâches doivent être chiffrés, datés et attribués à des collaborateurs. Cette étape reprend et organise les ressources et besoins définis précédemment. Ainsi vous pourrez définir le périmètre de la nouvelle infrastructure mise en place (accès, routage, stockage) en vous basant sur l’analyse des ressources. Ce plan d’action pourra être transmis aux prestataires consultés afin de décrire au mieux vos besoins, sous forme de cahier des charges (lien) et pour cela Foxeet vous accompagne.
À la fin de de cette étape vous aurez répondu aux deux questions suivantes : quand aura lieu la migration et comment. Dès lors, vous pourrez mettre en place un plan de communication clair et complet, afin de faire preuve de transparence et facilité la conduite du changement. Ce dernier sera transmis à la direction, à l’équipe chargée du projet afin d’avoir une vue d’ensemble et enfin aux collaborateurs afin qu’ils se préparent aux futures évolutions.
Un plan de communication pour migrer sa messagerie est constitué, entre autres :
- D’un aperçu du plan d’action de migration : quand et comment ?
- Des étapes qui impacteront les users (migration de leurs données, arrivée du nouvel outil, formation, jour d’indisponibilité…)
- Des tâches que les users devront réaliser en amont de la migration (tri dans leur mail…)
Enfin, cette deuxième étape de la migration de messagerie peut être l’occasion de réviser votre charte et votre politique en matière de gestion des données. Il vous faudra alors consulter le département des ressources humaines, juridique et informatique. Vous répondrez aux questions suivantes : combien de temps sont gardés les mails avant d‘être archivés, autorisez-vous les collaborateurs à utiliser cette boîte mail dans un cadre personnel ? Que fait-on des mails des personnes qui quittent la société ?
3. Choisir la solution idéale
Une fois vos ressources et besoins définis, votre plan d’action établi, vient le temps du choix de la solution de messagerie. C’est tout simplement le cœur de votre réflexion, vous l’aurez deviné. Toutes les actionsréalisées servent à choisir la solution idéale puis à l’implémenter au sein de votre SI. La solution de messagerie choisie devra :
- Répondre aux attentes en termes de qualité
- Satisfaire les utilisateurs
- Être étudié sur du long terme
- Être compatible avec votre infrastructure
Vous ferez à ce moment également le choix entre une solution en Cloud ou On Premise. Office 365 et Google Workspace sont deux solutions les plus connues mais il en existe de nombreuses autres. Pour cette étape, il est nécessaire de consulter un maximum de prestataires et de réaliser une veille sur les solutions existantes (comparatif office 365 vs Google workplace). Vient le moment, de lire des articles, consulter des blogs et s’instruire grâce à Foxeet.
4. Archiver les données actuelles
Pour cette quatrième étape, nous rentrons réellement dans l’opérationnel. Le choix de la solution est fait, il faut se lancer et entrer dans le « vif du sujet ». Afin de ne perdre aucune donnée importante lors de la migration de messagerie, il vous faut installer une solution d’archivage ou utiliser celle en place. Une fois cette solution disponible, vous pouvez procéder à l’archivage des données (anciens mails etc.) Si vous avez changé votre politique à ce sujet (cf. étape 2), cela vous permettra de l’appliquer dès à présent. Cette étape a de multiples enjeux, ne perdre aucune données importantes (rdv prévus, mails…) et ne migrer aucune information inutile. Dans certaines professions, il est imposé de garder certaines données, cette étape vous permet de ne rien oublier.
5. Créer un compte utilisateur
Ici, vous devrez simplement créer un compte utilisateur sur votre nouvelle plateforme et la configurer selon les besoins et le cahier des charges définis précédemment. Migrer sa messagerie n’a jamais été aussi simple. Il existe des plateformes qui vous accompagnent lors de l’implémentation afin de ne perdre aucune donnée et proposer une continuité de service aux utilisateurs.
Une fois le compte créé, il reste à préparer votre serveur exchange sur lequel sera réalisé la migration de messagerie. Vous pouvez réaliser des tests de capacités, de fonctionnement, de paramétrage etc. Enfin, il faut déployer le client sur les différents postes de travail. Une fois encore, il existe des outils pour automatiser le déploiement du client. Offrant une migration de messagerie facilitée, notamment si vous avez un nombre important de collaborateurs.
6. Injecter les données
Sixième étape, vous approchez de la fin de la migration de messagerie. Une fois que l’outil est paramétré et opérationnel, vos données archivées, la migration de messagerie est prête à être réalisée. Vous allez pouvoir injecter les données sur la nouvelle solution.
PS : N’oubliez pas de réaliser un dernier archivage juste avant la migration avec les nouvelles données produites puis de les injecter dans le nouveau système.
7. Réaliser la migration de messagerie
Une fois la totalité des données administrée dans le nouveau système de messagerie, il ne vous reste plus qu’à passer tous les courriels Internet vers l’exchange puis rediriger les processus internes vers l’exchange. Cette étape est en général réalisée le week-end, permettant d’éviter un temps d’arrêt et d’être opérationnel dès le lundi matin.
Par la suite, il vous reste à exécuter les tâches post-migration, c’est-à-dire surveiller le système, les potentiels messages d’erreurs, les besoins des utilisateurs, les éventuelles pertes de données…
8. Former les salariés et nettoyer
Cette dernière étape pour migrer sa messagerie n’est pas à négliger. Elle peut avoir lieu avant, pendant ou juste à la fin de la migration. Il faut former, d’une part, son équipe informatique afin qu’elle puisse répondre au problème des users, aux pannes, et réaliser le paramétrage. Il faut former, d’autre part, les utilisateurs au fonctionnement de la nouvelle plateforme via une invitation à des webinars, conférences, la consultation de blog, tel que Foxeet.
Enfin, après la migration de la messagerie, il est nécessaire de nettoyer l’ancien système : supprimer et mettre HS les serveurs d’origine. Il faut également supprimer les fichiers, le paramétrage ainsi que les clients sur les ordinateurs des collaborateurs.
Voici dans les grandes lignes comment réussir une migration de messagerie étape par étape. N’hésitez pas à vous faire accompagner dans cette démarche, elle est conséquente, centrale pour l’entreprise et non sans risque. Utilisez notre plateforme Foxeet pour trouver le prestataire idéal.
