Notarius CertifiO

Notarius CertifiO propose une solution de signature électronique destinée aux professionnels et organisations répondant à des exigences spécifiques en matière de conformité et d’authentification documentaire. Le produit cible les utilisateurs sur Windows et macOS qui doivent garantir la validité juridique des documents PDF, notamment dans les environnements nécessitant l’identification et la vérification de l’affiliation lors de la signature électronique. Cette solution s’intègre auprès des associations, départements et entreprises traitant des volumes conséquents de documents dématérialisés, répondant ainsi à des processus où certificats électroniques et sécurité sont requis.

Dans le cadre d'une gestion documentaire centralisée, Notarius CertifiO prend place dans les processus d’un département traitant des document légal. Les équipes utilisent la plateforme ConsignO Desktop pour signer en masse ou préparer des projets collaboratifs de signature PDF avec intervenants internes et externes, typiquement sur poste de travail ou en environnement partagé. L'intégration s'opère dans les flux existants, garantissant l’identification de chaque signataire, la traçabilité de chaque étape et la conformité avec les réglementations applicables.

Le logiciel offre des signatures numériques sur poste ou via le cloud, avec des certificats X.509 comprenant les métadonnées pertinentes. Les certificats sont gérés avec Entrust ECAW client ou CertifiO Manager, selon l’environnement opérationnel (Windows ou macOS), et activés en cadre sécurisé pour effectuer des signatures sur un grand nombre de fichiers via des processus batch PDF. Les signatures peuvent être lues par Adobe Acrobat et la plupart des lecteurs PDF, assurant interopérabilité et conformité technique au sein des outils documentaires usuels.

Dans les usages courants, un organisme autorisé équipe ses utilisateurs d’un certificat déployé sur un poste de travail ou dans le cloud pour traiter le cycle de signature d’un document légal. Les dossiers sont gérés, les documents sont envoyés à la signature, et chaque phase, depuis la préparation jusqu’à l’archivage, bénéficie d’une traçabilité complète. Les droits d’accès et la conformité sont assurés sans installation de plugin ni d’applet Java ; le système s’intègre nativement à l’environnement existant. La fonctionnalité de traitement batch PDF est effectivement déployée sur certains postes utilisateurs.