Locasyst

Locasyst est un logiciel SaaS spécialisé dans la gestion de locations événementielles pour les professionnels du secteur, édité en France et conçu pour les PME disposant de multi-dépôts ou ayant des besoins avancés de suivi matériel. Il traite la question de la centralisation du suivi des stocks événementiels, la disponibilité des équipements et la gestion des devis, contrats et facturation, tout en permettant l’intégration aux outils comptables français. L’hébergement sur cloud français sécurisé et conforme RGPD limite les risques de perte de données et permet le traitement d’informations commerciales, élément important pour les loueurs événementiels.

Sur le terrain, l’enjeu majeur demeure la gestion précise des commandes, livraisons, retours ainsi que la visibilité sur la disponibilité du matériel. Une société de location utilisant la solution gère plusieurs entrepôts, coordonne la sous-location entre partenaires, édite des devis personnalisés, expédie le matériel sur différents sites et connecte la facturation à Sage ou Ciel. L’automatisation des relances d’impayés et l’accès simple à l’historique des ventes, ainsi qu’aux remises négociées, contribuent à la gestion quotidienne tout en assurant la sécurité des flux via le stockage cloud.

La gestion s’appuie sur une base articles incluant tarifs événementiels, critères techniques, suivi des achats, disponibilité croisée entre dépôts et génération automatique des bons de préparation, livraison et reprise. Le pilotage des contrats de location est centralisé, l’édition de factures est permise depuis les devis événementiels, la sous-traitance est intégrée et tous les flux sont reliés à l’export comptable selon les standards pour la comptabilité française. Le module QR/codes-barres simplifie l’inventaire et garantit la traçabilité du matériel.

Dans une opération concrète, un loueur multi-sites utilise la solution pour organiser la rotation de son stock entre dépôts, générer des factures conformes en quelques étapes, suivre les relances et transmettre à chaque client un accès catalogue paramétré selon ses préférences. La formation, l’assistance et les mises à jour régulières sont comprises dans la solution, permettant ainsi la gestion de l’évolution des besoins opérationnels sur l’ensemble de la période d’utilisation.