E-Payslips : bulletin de paie dématérialisé dans SAP

E-Payslips est la solution de bulletin de paie dématérialisé de KARTOSA, intégrateur SAP HCM et SuccessFactors installé à Bourg-la-Reine (Hauts-de-Seine), qui édite des logiciels pour SAP. Elle produit les bulletins des salariés en PDF depuis SAP et les dépose dans un espace sécurisé ou dans un coffre-fort électronique, sans impression ni envoi postal.

Le cadre légal. L'article L3243-2 du Code du travail permet à l'employeur de remettre le bulletin de paie sous forme électronique, sauf opposition du salarié. La remise doit garantir l'intégrité des données, leur confidentialité et leur disponibilité pendant une durée fixée par décret : cinquante ans, ou l'âge de départ à la retraite du salarié augmenté de six ans. L'employeur informe le salarié de son droit de s'opposer un mois avant la première émission électronique, ou à l'embauche. Le salarié peut s'y opposer à tout moment, et l'opposition prend effet au plus tard trois mois après sa notification. Ces modalités viennent du décret n° 2016-1762 du 16 décembre 2016. L'employeur conserve par ailleurs un double des bulletins pendant cinq ans, et le non-respect des règles sur le bulletin est puni de l'amende prévue pour les contraventions de troisième classe. Une solution de dématérialisation doit donc gérer l'opposition, c'est-à-dire garder un circuit papier pour les salariés concernés.

Ce que fait l'outil, selon KARTOSA. E-Payslips génère et archive des bulletins conformes au bulletin clarifié et au prélèvement à la source, dans le respect des positions et des formats légaux. Les bulletins sortent en PDF protégé, éditables via Adobe. La mise en page suit la charte de l'entreprise : logos, couleurs, polices et encadrements, à partir de modèles standardisés et adaptables. La solution reprend le paramétrage SAP existant. Le PDF peut être déposé dans le coffre-fort électronique du salarié ; KARTOSA indique que la solution est homologuée par les principales offres du marché et s'adapte à d'autres plateformes, sans en publier la liste. Ces fonctions sont décrites par l'éditeur : Foxeet n'a pas testé le produit. La page de KARTOSA décrit aussi une distribution plus rapide : le salarié reçoit son bulletin sans délai d'acheminement, dans un espace accessible à tout moment, ce qui évite les bulletins perdus ou arrivés en retard.

Le calcul à faire avant de basculer. Le bulletin papier a un coût visible, fait de l'impression, de la mise sous pli et de l'affranchissement. Il a aussi un coût moins visible : les réimpressions, les bulletins égarés et le temps des équipes paie qui répondent aux demandes de duplicata. Un bulletin électronique supprime la majeure partie de ces lignes, mais ajoute une obligation de conservation et de disponibilité sur des décennies. Le périmètre de la solution compte donc autant que le prix : qui héberge les PDF, qui les restitue à un salarié parti, et ce qui se passe si le coffre-fort ou l'éditeur change. KARTOSA présente la démarche comme écoresponsable et alignée avec une stratégie de digitalisation, un argument d'image que l'entreprise apprécie selon sa propre politique.

Pour qui, et ce qu'il faut vérifier. Le produit concerne les entreprises qui gèrent la paie dans SAP et veulent supprimer l'impression et l'affranchissement. KARTOSA met en avant un gain dès le premier mois et une distribution immédiate. Ce gain dépend du nombre de salariés qui ont choisi le papier et des coûts d'envoi actuels, que seule l'entreprise peut chiffrer. Avant un choix, il faut demander le nom des coffres-forts homologués, les conditions de durée de disponibilité exigées par le décret de 2016, la gestion de l'opposition du salarié et les modalités de reprise des bulletins déjà archivés. KARTOSA ne publie pas de tarif et propose une démonstration sur demande.