Logiciel de gestion d'étude notariale

Un logiciel de gestion d'étude notariale centralise la rédaction d'actes, la comptabilité notariale, la GED et les échanges avec les référentiels métiers (Télé@ctes, MICEN, AAE). L'office notarial traite des volumes croissants de dossiers immobiliers, successions et actes de famille, avec une exigence forte de traçabilité et de conformité. Les DSI et directions administratives d'études ou de groupements comparent aujourd'hui des suites intégrées (Genapi, fiducial notaires) et des alternatives portées par la profession. Le choix engage la comptabilité notariale, la signature de l'acte authentique électronique et la continuité d'archivage sur plusieurs décennies.

Cas d'usage concrets

Rédaction et signature d'un acte de vente immobilière

Le collaborateur assemble l'acte à partir de modèles, récupère les pièces via les référentiels, puis le notaire signe l'AAE en présence des parties.

Exemple : Un office traite 40 ventes par mois avec pré-remplissage des données cadastrales et signature qualifiée intégrée.

Traitement d'une succession complexe

L'étude ouvre le dossier, interroge FICOBA et le fichier des dispositions de dernières volontés, puis suit les délais fiscaux et déclarations partielles.

Exemple : Une succession avec cinq héritiers et trois biens immobiliers est pilotée sur 8 mois avec relances automatiques.

Consolidation d'un groupement multi-études

La direction consolide la comptabilité et les indicateurs d'activité de plusieurs sites, avec accès cloisonné par étude et notaire.

Exemple : Un groupement de 6 offices produit un reporting mensuel unifié sur chiffre d'affaires, dossiers ouverts et délais moyens.

Portail client pour dépôt de pièces

Le client dépose ses justificatifs en ligne, suit l'avancement de son dossier et signe à distance quand la loi l'autorise.

Exemple : 80 % des pièces d'un dossier immobilier arrivent via le portail, contre l'e-mail habituel.

Migration depuis un logiciel historique

L'étude bascule ses dossiers, sa GED et sa comptabilité vers une nouvelle suite, avec reprise d'antériorité et double tenue temporaire.

Exemple : Un office de 12 collaborateurs migre 15 ans d'archives et 4 800 dossiers actifs en 3 mois.

Avantages clés

• Réduction de 30 à 50 % du temps de rédaction d'un acte grâce aux modèles paramétrés et à l'assemblage de clauses
• Comptabilité notariale conforme dès la saisie, avec séparation étanche des fonds clients et des fonds office
• Diminution des ressaisies via les connecteurs Télé@ctes, MICEN, FICOBA et cadastre
• Sécurisation de la signature de l'acte authentique électronique (AAE) et de l'archivage probant longue durée
• Pilotage consolidé de l'activité (dossiers, délais, émoluments) pour les directions d'études et de groupements
• Traçabilité complète des échanges avec les clients et les parties, utile en cas de contrôle ou de contentieux

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