La facturation électronique, obligatoire pour ma PME ?
La dématérialisation des factures devient obligatoire en 2023
La loi de Finance 2020 a rendu obligatoire la dématérialisation des factures afin de simplifier les relations entre fournisseur et client. En effet, elle a été obligatoire pour les marchés publics au 1 janvier 2017 avec l’utilisation du portail Chorus Pro, permettant le dépôt, la réception et la transmission des factures électroniques. La facturation électronique obligatoire sera réalité en 2025. En effet, elle deviendra progressivement obligatoire de 2023 à 2025 pour l’ensemble des entreprises.
Qu’est-ce que la dématérialisation des factures ?
La dématérialisation des factures aussi appelée facture électronique ou e-facture désigne la création d’une facture, envoyée par voie électronique. A l’instar de la facture papier, elle doit comporter les mentions obligatoires suivantes (art- L.441-9 du Code du commerce) :
- Date,
- Numéro de facture,
- Identité des émetteurs et destinataires,
- Désignation produit ou service et la quantité,
- Le numéro et taux de TVA,
- La date de vente ou de prestation,
- Le montant HT et TTC
- Date de règlement et pénalités prévues en cas de retard de paiement.
- Mentions particulières
Par ailleurs, pour être valable, la facture électronique doit garantir :
- L’authenticité de son origine (identification de l’émetteur),
- L’intégrité du contenu (non modifiable),
- La lisibilité tout au long du processus de facturation avec une conservation des factures pendant 6 ans.
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Le saviez-vous ?
En France, les factures représentent :
- 2,5 milliards de factures échangées chaque année
- 15% des factures sont électronique
- 94% des entreprises déclarent encore envoyer des factures au format papier
En résumé, selon cette étude, seules 6% des entreprises ont répondu à la contrainte de facturation électronique obligatoire.
Source : FNFE (Forum National de la Facture Electronique) / GS1 (Global Standards) : Organisme mondial dans le domaine de la normalisation des méthodes de codage utilisées dans la chaîne logistique.
Pourquoi mettre en place la facture électronique ?
Plusieurs raisons de passer à la dématérialisation de factures :
- Elle simplifie les relations entre fournisseur et client
- Elle permet de diminuer les coûts en faisant des économies de papier
- Elle accélère les délais de paiement pour améliorer votre trésorerie
- Elle sécurise les envois de facture et leurs traçabilités
- Elle permet d’être dans une démarche éco-responsable
Quelles sont les sanctions en cas de non-respect de Facturation éléctronique obligatoire ?
La facturation électronique devenant obligatoire, la non mise en place d’une solution de dématérialisation de factures expose à certaines sanctions.
La facture a une fonction juridique, commerciale, comptable et fiscale devant être respecté pour toutes prestations de services supérieures à 25€ (pour un particulier avec TVA comprise) et obligatoire pour tous professionnels. Des sanctions sont déjà applicables et la facture électronique en ajoutera de nouvelles :
- Actuellement, le non-respect des mentions obligatoires sur vos factures, comme indiqué par l’article L.441-9 du Code du commerce, pourra être sanctionné de 15€ par mentions manquantes ou inexactes. Toutefois, le montant de l’amende ne peut excéder le quart du montant de la facture.
- Depuis le 1er octobre 2019, tout manquement à l’obligation de facturation entre professionnels sera puni d’une amende administrative qui ira de 75 000 € pour une personne physique à 375 000 € pour une personne morale. Cette amende pourra être doublée en cas de récidive de la faute dans un délai de 2 ans à compter de la 1ère sanction.
- De 2023 à 2025, en cas de e-facture non conforme, l’entreprise se verra punie d’une amende pénale à hauteur de 50% des sommes qui auraient dû être facturées. L’amende peut être réduite à 5% s’il est prouvé que ces sommes ont été régulièrement comptabilisées.
- La facture électronique participera également à la lutte contre la fraude à la TVA, qui pourra être remise en question par l’administration.
Comment transmettre une facture électronique ?
Dès 2023, vous devrez revoir votre processus de facturation, qui pourra s’effectuer des manières suivantes :
- Par voie électronique structurée : c’est un fichier informatisé comme l’EDI (Echange de Données Informatisées) permettant de télétransmettre les factures dont les normes sont certifiées par l’administration.
- Par signature électronique ce qui permet de valider et de garantir le process de dématérialisation des factures en authentifiant le signataire.
- Par mail de manière non structurée (image, pdf) qui reprend l’intégralité des mentions obligatoires et devant retracer le circuit entre la facture et la livraison des biens ou de prestations concernées en cas de contrôle.
Pour réaliser les deux premières opérations, vous devrez vous équiper de solutions informatiques fiables et conformes. Dans le dernier cas, il est conseillé de mettre en place un audit de votre process de facturation pour faciliter les contrôles.