Modèle de Cahier des Charges pour un Logiciel de Dématérialisation de Factures
Répondre aux Exigences Légales et Préparer la Transition Numérique
La dématérialisation des factures est devenue un changement incontournable pour les entreprises en France, suite à l'obligation légale qui entrera en vigueur à partir du 1er juillet 2024. Cette évolution réglementaire, publiée par la Direction de l'information légale et administrative (Première ministre), impose aux entreprises établies en France d'accepter les factures électroniques et prévoit une émission progressive des factures électroniques entre 2024 et 2026. Afin de faciliter cette transition majeure, nous vous proposons un modèle de cahier des charges gratuit pour un logiciel de dématérialisation des factures, vous permettant de définir clairement vos besoins et de consulter les éditeurs de solutions adaptées.
Introduction
L'introduction du cahier des charges expose le contexte législatif et les objectifs du document. Il souligne la nécessité pour les entreprises de se conformer à l'obligation d'émission et de réception des factures électroniques, en accord avec les nouvelles réglementations en vigueur. Cette introduction met également en lumière l'importance de trouver un logiciel de dématérialisation des factures adapté pour répondre à ces exigences légales.
Objectif du Cahier des Charges
L'objectif du cahier des charges est de définir les spécifications fonctionnelles et techniques attendues pour le logiciel de dématérialisation des factures. En se basant sur les directives légales, l'objectif est de faciliter la transition des entreprises vers la facturation électronique en identifiant les besoins spécifiques de chaque entreprise et en définissant les fonctionnalités requises pour la solution logicielle.
Contexte de la Dématérialisation des Factures
La dématérialisation des factures est une évolution majeure dans le domaine de la gestion administrative des entreprises. Depuis le 1er janvier 2021, les entreprises sont tenues de transmettre leurs factures destinées au secteur public par voie électronique, en utilisant le portail Chorus Pro. Avec l'entrée en vigueur de la nouvelle réglementation, l'obligation de facturation électronique s'étendra à l'ensemble des opérations entre les entreprises assujetties à la TVA, établies en France. Il est donc essentiel de s'adapter à ces changements et de se préparer à la transition numérique.
Description Succinte de l'Entreprise
Cette section permet à l'entreprise de se présenter brièvement, en mettant en avant son secteur d'activité, sa taille et ses spécificités en matière de facturation et de gestion des fournisseurs. Ces informations sont importantes pour les éditeurs de solutions de dématérialisation des factures, car elles leur permettent de mieux comprendre les besoins particuliers de l'entreprise.
Présentation des Besoins
La présentation des besoins se divise en plusieurs sous-sections qui exposent les problématiques actuelles liées à la facturation, les objectifs de la dématérialisation des factures, ainsi que les contraintes et exigences spécifiques de l'entreprise.
Présentation des Problématiques Actuelles Liées à la Facturation
Cette sous-section met en évidence les défis et les difficultés auxquels l'entreprise est confrontée dans son processus de facturation actuel. Il peut s'agir de problèmes tels que la gestion manuelle des factures, les retards de paiement, les erreurs de traitement ou encore le manque de visibilité sur les données financières. En identifiant ces problématiques, l'entreprise peut mieux cibler les fonctionnalités nécessaires pour améliorer son processus de facturation grâce à la dématérialisation.
Objectifs de la Dématérialisation des Factures
Cette partie expose les objectifs clés que l'entreprise souhaite atteindre en adoptant la dématérialisation des factures. Parmi ces objectifs, on peut citer la réduction des délais de paiement, la diminution de la charge administrative liée à la facturation, la simplification des obligations déclaratives de TVA grâce au pré-remplissage des déclarations, ainsi que l'amélioration de la connaissance de l'activité de l'entreprise en temps réel. En définissant clairement ces objectifs, l'entreprise pourra évaluer la pertinence des solutions logicielles proposées par les éditeurs.
Contraintes et Exigences Spécifiques de l'Entreprise
Cette section met en avant les contraintes et les exigences spécifiques de l'entreprise en matière de dématérialisation des factures. Cela peut inclure la conformité réglementaire, l'intégration avec les systèmes d'information existants (ERP, CRM, etc.), le volume de facturation à gérer, les besoins en archivage sécurisé, ainsi que toute autre exigence particulière à l'entreprise. Ces contraintes et exigences spécifiques aideront à évaluer la pertinence des solutions logicielles proposées par les éditeurs.
Fonctionnalités Requises
La section "Fonctionnalités Requises" permet de détailler les fonctionnalités essentielles attendues de la solution de dématérialisation des factures, ainsi que les fonctionnalités optionnelles souhaitées.
Énumération des Fonctionnalités Essentielles Attendues de la Solution de Dématérialisation des Factures
Cette sous-section énumère les fonctionnalités indispensables que l'entreprise recherche dans un logiciel de dématérialisation des factures. Il peut s'agir de la création de factures électroniques conformes aux normes en vigueur, de l'envoi automatique des factures par e-mail, de l'archivage sécurisé et à valeur probante, du suivi des paiements et des rappels automatisés, ainsi que de toute autre fonctionnalité jugée essentielle pour répondre aux besoins spécifiques de l'entreprise.
Fonctionnalités Optionnelles Souhaitées
Dans cette partie, l'entreprise précise les fonctionnalités supplémentaires qu'elle souhaiterait avoir dans la solution de dématérialisation des factures, si possible. Il peut s'agir, par exemple, d'un module de gestion des litiges, d'un tableau de bord personnalisable, de la possibilité d'intégrer des workflows spécifiques, ou encore de fonctionnalités d'analyse et de reporting avancées. Ces fonctionnalités optionnelles permettront de choisir une solution qui répondra au mieux aux besoins spécifiques de l'entreprise.
Intégration et Compatibilité
Cette section aborde les aspects d'intégration du logiciel de dématérialisation des factures avec les systèmes d'information existants de l'entreprise, tels que les ERP, les CRM ou tout autre logiciel utilisé. Il est essentiel que la solution s'intègre de manière fluide avec ces systèmes pour faciliter la gestion des données et assurer une transition harmonieuse vers la facturation électronique.
Prise en Compte des Systèmes d'Information Existant et des Logiciels Utilisés par l'Entreprise
L'entreprise précise ici les systèmes d'information déjà en place et les logiciels utilisés dans le cadre de ses opérations quotidiennes. Il est important que la solution de dématérialisation des factures puisse s'interfacer avec ces systèmes existants pour garantir une continuité opérationnelle efficace et éviter les redondances ou les ruptures de flux d'informations.
Exigences d'Interopérabilité et d'Intégration avec d'Autres Applications
Cette sous-section énonce les exigences spécifiques en matière d'interopérabilité et d'intégration avec d'autres applications, telles que les plateformes de gestion des fournisseurs, les solutions de gestion des contrats, les outils de suivi des stocks, etc. Il est crucial que la solution de dématérialisation des factures puisse communiquer efficacement avec ces autres applications pour assurer une gestion fluide et cohérente de l'ensemble du processus.
Sécurité et Conformité
La sécurité et la conformité sont des aspects essentiels de la dématérialisation des factures. Cette section met en avant les exigences en termes de sécurité des données, telles que le cryptage des informations sensibles, l'authentification des utilisateurs et la protection contre les accès non autorisés. Elle souligne également l'importance de se conformer aux réglementations et normes en vigueur, notamment le GDPR (Règlement Général sur la Protection des Données) et les exigences d'archivage légal. La solution de dématérialisation des factures doit également permettre le suivi des modifications et l'audit des factures électroniques pour garantir la traçabilité des opérations.
Interface Utilisateur et Expérience Utilisateur
L'interface utilisateur conviviale et l'expérience utilisateur optimale sont des éléments clés pour faciliter l'adoption de la solution de dématérialisation des factures. Cette partie met en avant l'importance de la facilité d'utilisation de l'interface, de l'adaptabilité aux différents profils d'utilisateurs (gestionnaires, comptables, directeurs financiers, etc.) et de la possibilité de personnaliser l'interface et les flux de travail en fonction des besoins spécifiques de l'entreprise.
Support Technique et Maintenance
La section "Support Technique et Maintenance" définit les exigences en termes de support technique et de maintenance de la solution de dématérialisation des factures. Cela inclut l'assistance fournie par l'éditeur, la documentation disponible, la formation des utilisateurs et les conditions de maintenance telles que les mises à jour et les corrections de bugs.
Budget et Échéancier
Le budget alloué à la mise en place de la solution de dématérialisation des factures ainsi que l'échéancier de déploiement et d'intégration sont définis dans cette partie. Il est important de préciser les contraintes budgétaires et les délais auxquels l'entreprise est soumise afin de permettre aux éditeurs de proposer des offres correspondant à ces critères.
Procédure de Sélection des Éditeurs
La procédure de sélection des éditeurs est également détaillée dans ce modèle de cahier des charges. Cela inclut les modalités de soumission des offres, les critères de sélection tels que le prix, l'expérience, les références, ainsi que le calendrier du processus de sélection.
Informations Complémentaires
Enfin, cette section permet de mentionner toute autre information pertinente qui n'a pas été abordée précédemment dans le cahier des charges. Cela peut inclure des exigences spécifiques en matière de reporting ou d'intégration avec d'autres systèmes externes, des demandes particulières liées à l'organisation interne de l'entreprise, ou toute autre information jugée importante pour les éditeurs de solutions de dématérialisation des factures.
En conclusion, ce modèle de cahier des charges pour un logiciel de dématérialisation des factures est un outil précieux pour les entreprises souhaitant se conformer aux nouvelles réglementations et préparer leur transition numérique. En utilisant ce modèle, les entreprises seront en mesure de définir clairement leurs besoins, d'évaluer les solutions proposées par les éditeurs et de choisir la meilleure option pour optimiser leur processus de facturation. Avec l'obligation légale d'émettre des factures électroniques qui entrera en vigueur dès juillet 2024, il est essentiel pour les entreprises de prendre les mesures nécessaires dès maintenant pour se préparer à ce changement majeur et saisir les opportunités offertes par la dématérialisation des factures.