📊 Comparatif Complet des Plateformes de Dématérialisation Partenaire (Candidats PDP) pour la Facturation Électronique

La transition vers la facturation électronique est une étape incontournable pour de nombreuses entreprises, surtout avec les obligations légales qui s'appliquent à partir de 2024. Pour réussir cette transition, voici les principales étapes à suivre :

• Comprendre l’obligation légale : En 2024, toutes les entreprises devront se conformer à la facturation électronique obligatoire. Ce changement est destiné à améliorer la transparence fiscale et à simplifier les échanges avec l'administration fiscale. Vous devez vérifier les échéances et le calendrier de facturation électronique pour savoir à quelle date vous êtes concerné et quels sont les outils et formats à utiliser. La dématérialisation des factures est devenue incontournable pour répondre à ces nouvelles obligations.
• Utiliser un comparateur pour trouver le bon logiciel : Le choix d’une solution de dématérialisation des factures est essentiel pour être en conformité avec la loi et optimiser vos processus. C’est là que Foxeet intervient. Foxeet est un comparateur de logiciels qui vous aide à identifier la meilleure solution pour votre entreprise. Grâce à une analyse détaillée de vos besoins (taille de l’entreprise, budget, compatibilité ERP), Foxeet vous propose les logiciels de facturation les plus adaptés, notamment ceux qui répondent aux exigences de la facturation électronique et du e-reporting.
• Sélectionner une plateforme de dématérialisation partenaire (PDP) : Une fois le logiciel identifié avec l’aide de Foxeet, il est important de choisir une plateforme de dématérialisation partenaire (PDP) agréée par l’État. Ces plateformes permettent de gérer l’émission, la réception et l’archivage de vos factures électroniques en toute conformité avec la réglementation. Elles garantissent également la transmission des données fiscales via le système de e-reporting. Foxeet peut vous orienter vers des plateformes performantes et compatibles avec vos besoins.
• Adapter vos processus internes : La dématérialisation facture nécessite l'intégration de votre nouveau logiciel avec vos systèmes comptables ou ERP existants. Cela permet d’automatiser la gestion des factures, de réduire les erreurs humaines et de gagner du temps. Il est aussi recommandé de revoir vos processus internes pour maximiser l’efficacité et la conformité. En plus de cela, Foxeet peut vous aider à comparer les solutions qui facilitent cette intégration et qui répondent aux exigences légales.
• Former vos équipes : La mise en place d’un logiciel de facturation électronique peut nécessiter une formation pour vos collaborateurs, surtout pour le service comptabilité et administration. Cette formation permettra à votre équipe de mieux maîtriser les outils de dématérialisation. Choisir un logiciel simple et intuitif, conseillé par Foxeet, peut réduire la durée de formation et faciliter l'adoption du nouvel outil.
• Se tenir à jour sur les évolutions légales : La législation sur la facturation électronique peut évoluer rapidement, et il est crucial de rester informé. L’utilisation d’un logiciel conforme, régulièrement mis à jour, est donc indispensable pour garantir que vous respectez toujours les obligations en matière de e-reporting. Grâce à Foxeet, vous pouvez également comparer les logiciels qui offrent des mises à jour automatiques pour rester conforme aux dernières évolutions réglementaires.

En résumé, la transition vers la facturation électronique peut sembler complexe, mais en utilisant un comparateur comme Foxeet, vous pouvez facilement trouver le logiciel de dématérialisation le plus adapté à vos besoins. Cela vous permet de vous conformer aux nouvelles réglementations, tout en optimisant votre gestion des factures et en améliorant l’efficacité de vos processus internes.

La création d’une facture électronique est un processus technique qui nécessite d’adopter les bons outils et de respecter certaines règles afin d’assurer la conformité avec la réglementation en vigueur, notamment avec l’obligation de facturation électronique dès 2024. Voici les étapes à suivre pour émettre une facture électronique correctement :

• Choisir un logiciel de facturation conforme : Pour émettre une facture électronique, il est essentiel de choisir un logiciel ou une plateforme de dématérialisation partenaire (PDP) agréée par l’administration fiscale. Ces plateformes vous garantissent que vos factures respecteront les formats et exigences légales. Vous pouvez utiliser des comparateurs comme Foxeet pour identifier le logiciel qui convient le mieux à vos besoins. Foxeet analyse différents critères (taille de l’entreprise, budget, compatibilité ERP) pour vous aider à faire le bon choix.
• S'assurer du format de la facture électronique : Les factures électroniques doivent être émises dans des formats spécifiques comme XML, UBL, PDF avec signature électronique, ou d’autres formats structurés. Ces formats garantissent l'intégrité et l'authenticité des données, ainsi qu’une traçabilité optimale. Il est impératif de choisir un outil de dématérialisation qui gère ces formats, afin de respecter les normes en vigueur pour le e-reporting.
• Inclure les mentions obligatoires : Comme pour une facture papier, une facture électronique doit inclure certaines informations obligatoires. Voici les éléments à ne pas oublier :
• Coordonnées complètes de l'émetteur et du destinataire
• Numéro de facture unique
• Date de la facture
• Description des produits ou services
• Quantités et prix hors taxes (HT)
• Montant de la TVA et taux applicable
• Montant total TTC
• Conditions de paiement et mentions spécifiques (escompte, pénalités de retard, etc.)
• Ces mentions sont obligatoires pour que la facture soit acceptée par l’administration fiscale.
• Signer la facture électroniquement : Pour qu'une facture électronique soit valide, elle doit garantir l’intégrité et l’authenticité de l’émetteur. Cela passe par l’utilisation d’une signature électronique. La majorité des solutions de dématérialisation des factures propose cette fonctionnalité de manière intégrée. Assurez-vous que votre logiciel gère la signature électronique pour éviter tout rejet de la facture.
• Transmettre la facture via une plateforme certifiée : En 2024, l’envoi de factures électroniques devra obligatoirement passer par une plateforme de dématérialisation partenaire (PDP) ou via le Portail Public de Facturation. Ces plateformes s’assurent que les données sont transmises en toute sécurité à votre client et aux autorités fiscales via le e-reporting. C’est un passage clé dans le processus pour garantir que la facture est bien reçue et conforme.
• Archiver les factures : Une fois la facture émise, elle doit être archivée électroniquement de manière sécurisée pendant 10 ans. Cela peut être fait via des solutions de gestion documentaire intégrées à votre logiciel de facturation. Un bon logiciel, que vous pouvez comparer via Foxeet, vous permettra non seulement d'émettre des factures conformes, mais aussi d’assurer leur archivage dans les règles de l’art.
• Se conformer aux obligations de e-reporting : Enfin, les entreprises doivent transmettre les données de facturation à l'administration fiscale via un processus de e-reporting. Ce processus garantit la traçabilité et la transparence des transactions, contribuant à la lutte contre la fraude fiscale.

Résumé des étapes pour faire une facture électronique :

1. Choisir un logiciel de facturation électronique conforme (aide possible avec Foxeet).
2. Émettre la facture au format électronique (XML, PDF signé, etc.).
3. Inclure les mentions obligatoires.
4. Signer électroniquement la facture.
5. Transmettre la facture via une PDP ou le Portail Public de Facturation.
6. Archiver la facture pendant 10 ans.
7. Réaliser le e-reporting auprès de l’administration fiscale.

Grâce à ces étapes, vous pouvez être sûr que votre facture électronique sera conforme aux exigences légales et fiscales. Utiliser un comparateur comme Foxeet vous permettra de trouver rapidement la solution de dématérialisation adaptée à votre activité, facilitant la gestion de vos factures.

La dématérialisation des factures est un processus clé qui permet aux entreprises de remplacer les factures papier par des factures électroniques. Ce passage est essentiel pour optimiser la gestion des documents comptables, réduire les coûts et se conformer aux nouvelles obligations légales, notamment la facturation électronique obligatoire qui entrera en vigueur en 2024. Voici les étapes à suivre pour dématérialiser vos factures efficacement :

• Choisir un logiciel adapté à la dématérialisation : Le premier pas pour dématérialiser les factures est de choisir un logiciel ou une plateforme de dématérialisation partenaire (PDP) agréée. Ces outils permettent de convertir vos factures papier ou PDF classiques en factures électroniques conformes aux normes en vigueur. Pour choisir la meilleure solution, vous pouvez utiliser un comparateur comme Foxeet, qui vous aide à identifier les logiciels de dématérialisation les plus adaptés à vos besoins (taille de l’entreprise, volume de factures, etc.).
• Émettre des factures électroniques dans un format normé : Une facture dématérialisée doit respecter des formats spécifiques pour garantir sa légalité. Les formats comme PDF signé, XML ou UBL sont requis pour assurer l'intégrité, l'authenticité et la lisibilité des factures. Ces formats permettent également de faciliter le traitement automatisé des factures et leur transmission via des plateformes de dématérialisation. Un logiciel de gestion de facturation peut automatiser ce processus en émettant directement des factures électroniques au format requis.
• Numériser et convertir les factures papier : Si vous gérez encore des factures papier, il est nécessaire de les numériser pour les intégrer à votre flux de dématérialisation. Cela consiste à scanner les factures pour les convertir en documents électroniques au format PDF. Ensuite, elles doivent être signées électroniquement pour garantir leur validité. Certaines solutions logicielles, que vous pouvez trouver via Foxeet, offrent la possibilité de scanner automatiquement les factures papier et de les transformer en factures électroniques conformes.
• Signer électroniquement les factures : Une étape cruciale de la dématérialisation est l’ajout d’une signature électronique. Cette signature garantit l’authenticité et l’intégrité des factures. Elle est essentielle pour assurer que la facture n’a pas été modifiée après son émission. La majorité des plateformes de dématérialisation et des logiciels de facturation intègrent cette fonctionnalité. Cela permet d’éviter toute contestation sur la validité des documents échangés.
• Envoyer les factures via une plateforme certifiée : Depuis 2024, l'envoi de factures dématérialisées doit passer par une plateforme de dématérialisation partenaire (PDP) agréée par l'État ou via le Portail Public de Facturation. Ces plateformes s’assurent que les factures électroniques sont transmises de manière sécurisée et en conformité avec la réglementation. Elles garantissent également la transmission des informations fiscales via le e-reporting, un processus obligatoire pour les entreprises soumises à la facturation électronique.
• Archiver les factures dématérialisées : Une fois les factures électroniques émises, elles doivent être archivées dans un format électronique sécurisé pour une durée de 10 ans. Cette obligation légale impose l’utilisation de solutions d’archivage électronique qui garantissent l’intégrité des factures sur la durée. Un bon logiciel de dématérialisation vous permettra d’automatiser cette étape, en assurant que toutes vos factures sont stockées de manière conforme et facilement accessibles en cas de contrôle.
• Se conformer aux obligations de e-reporting : En plus de la transmission de factures, les entreprises doivent désormais transmettre certaines informations à l’administration fiscale par le biais du e-reporting. Ce processus permet à l’administration de suivre les transactions commerciales et de lutter contre la fraude fiscale. Les logiciels de dématérialisation intègrent souvent des modules de e-reporting pour faciliter cette obligation.

Résumé des étapes pour dématérialiser vos factures :

1. Choisir un logiciel ou une plateforme de dématérialisation (utilisez Foxeet pour comparer les options).
2. Convertir les factures papier ou PDF classiques en formats électroniques normés (XML, UBL, PDF signé).
3. Numériser les factures papier si nécessaire.
4. Signer électroniquement les factures pour garantir leur validité.
5. Transmettre les factures via une PDP ou le Portail Public de Facturation.
6. Archiver les factures dématérialisées pendant 10 ans.
7. Se conformer aux obligations de e-reporting.

Grâce à ces étapes, la dématérialisation des factures permet de simplifier la gestion administrative, de garantir la conformité avec la loi et de réduire les coûts liés à la gestion de documents papier. En utilisant des outils adaptés et en vous appuyant sur un comparateur comme Foxeet, vous pourrez sélectionner la solution idéale pour votre entreprise.

Le refus d'une facture électronique dépend de plusieurs facteurs, notamment le cadre légal, les relations contractuelles entre les entreprises, et les obligations en vigueur dans le pays. Voici un éclairage sur la situation en France, où la facturation électronique devient obligatoire à partir de 2024.

1. Obligation légale à partir de 2024 : À partir de 2024, la facturation électronique devient progressivement obligatoire pour toutes les entreprises françaises. Cela signifie que les entreprises auront l’obligation d’émettre et de recevoir des factures électroniques via des plateformes de dématérialisation partenaire (PDP) ou le Portail Public de Facturation. Dans ce contexte, le refus d’une facture électronique par une entreprise pourrait être contraire à la loi. Les entreprises n’auront donc pas d'autre choix que d'accepter les factures dématérialisées et se conformer à ces nouvelles normes. Refuser une facture électronique dans ce cadre pourrait entraîner des sanctions administratives.
2. Accord entre les parties : Avant que l’obligation de facturation électronique ne devienne universelle, les entreprises peuvent choisir d’accepter ou de refuser les factures électroniques dans le cadre de leurs relations commerciales. Si aucune obligation légale n'est en place pour une entreprise, le refus d'une facture électronique pourrait être justifié si les deux parties n’ont pas convenu d’utiliser ce format. Dans ce cas, il est recommandé de s’assurer que les modalités d’échange de factures sont bien définies dans les contrats ou conditions générales.
3. Cas spécifiques des particuliers : Les particuliers, qui ne sont pas soumis à l’obligation de facturation électronique, peuvent choisir de refuser une facture électronique s'ils le souhaitent, surtout si une facture papier est encore proposée. Pour les relations commerciales B2C (Business to Consumer), l’entreprise peut proposer des options alternatives, comme l’envoi d’une facture papier ou numérique par email au format PDF non structuré. Cependant, cela évolue progressivement vers des formats électroniques normés, comme le PDF signé ou des formats XML.
4. Raisons techniques du refus : Une entreprise peut également refuser une facture électronique pour des raisons techniques, notamment si le format de la facture ne correspond pas à ce qui a été convenu ou s’il existe des erreurs dans la facture (incohérences de montant, absence de mentions légales obligatoires, etc.). Dans ce cas, le refus n’est pas lié à la nature électronique de la facture, mais à sa conformité ou à des erreurs techniques dans sa création. Cela peut être un problème de compatibilité avec le logiciel de facturation ou le système ERP utilisé par l’entreprise. L'utilisation de plateformes conformes et vérifiées, comme celles recommandées via des comparateurs tels que Foxeet, peut limiter ces risques.
5. Conformité légale et format : Si une facture électronique ne respecte pas les formats ou les mentions obligatoires prévus par la loi (XML, PDF signé, UBL), l'entreprise destinataire peut la refuser. Le format structuré garantit l'intégrité et la traçabilité de la facture, et l’absence de conformité peut entraîner son rejet. Par exemple, une facture envoyée par email sous un simple PDF non signé ne serait pas considérée comme valide si elle n’a pas été émise via une plateforme de dématérialisation partenaire (PDP).

Points à retenir :

• Après 2024, refuser une facture électronique pourrait être illégal dans le cadre des nouvelles obligations de facturation électronique obligatoire.
• Si aucune obligation légale ne s'applique encore à votre entreprise, le refus d'une facture électronique peut être justifié par un manque d'accord contractuel entre les deux parties.
• Les particuliers et certaines entreprises, dans certains contextes, peuvent encore refuser une facture électronique, notamment si une alternative papier ou un autre format est disponible.
• Le refus d’une facture électronique pour des raisons techniques ou de non-conformité est acceptable si la facture n’est pas conforme aux standards légaux.

En résumé, bien que le refus d’une facture électronique soit encore possible dans certaines situations, cela deviendra de plus en plus difficile à justifier, surtout avec l’obligation légale de la dématérialisation des factures en 2024. Si vous avez des doutes sur les solutions à adopter, un comparateur comme Foxeet peut vous aider à choisir une plateforme qui facilite la gestion et la réception des factures électroniques en toute conformité.