L'expression de besoin - Etape 2 de la transformation digitale
2ème Etape de la transformation digitale : Recenser et réaliser son expression de besoins
La stratégie court et moyen terme est un ingrédient fondamental, qui va déterminer le choix de la solution progiciel et influencer le cahier des charges. Il est important de la prendre en compte dans son expression de besoin. En effet, un Système d’Information a une durée de vie de 10 à 15 ans maximum. Pour des raisons évidentes d’évolutions, tant de l’entreprise que technologique, et ce malgré les nouvelles versions fournies dans le cadre de la maintenance, il est recommandé d’avoir des réflexions sur le changement de son SI à moyen terme.
Partant de ce principe, il est important de prendre en compte les besoins actuels, mais aussi les besoins qui seront induits par la stratégie d’entreprise.
Avant de démarrer son expression de besoin, il faut recenser ses besoins ! L’entreprise devra répondre aux questions suivantes :
- Que sera mon entreprise à moyen terme ?
- Quels seront les nouveaux produits ?
- Quels seront les nouveaux métiers dont l’entreprise aura besoin ?
- Quel sera le vecteur de croissance, et quelle croissance connaîtra l’entreprise ?
Les réponses à ces questions auront nécessairement un impact sur le choix de la solution progicielle : mono ou multi-sociétés, mono ou multilingues, mono ou multidevises, prise en compte des réglementations comptables dans les géographies pressenties, …
Il y a encore peu, le recensement des besoins se faisait par interviews des responsables de l’entreprise. Nous préconisons un recensement des besoins réalisés en partant du descriptif des processus à mettre en œuvre au sein du progiciel.
L’approche processus permet de :
- Mettre en évidence les besoins, sans présupposer des solutions
- S’affranchir des solutions et règles liées aux contraintes du Système d’Information actuel
- Mettre en évidence les tâches inutiles (approche Lean Manufacturing ou Lean Office)
- Mettre en place une démarche basée sur les « Best Practices »
- Mettre en évidence les améliorations à apporter en matière d’organisation
Mettre une mise en œuvre de « workflows » pour améliorer et fluidifier le partage de l’information
Il existe des processus liés à des secteurs fonctionnels de l’entreprise, mais bon nombre d’entre eux sont transversaux, cela implique donc d’organiser des ateliers où les métiers concernés par les activités du processus sont présents. Cela invite au partage des activités et des contraintes respectives, et entraîne des réflexions sur l’optimisation des tâches de manière collective, selon le bon principe que l’optimum global, ce n’est pas égal à la somme des optimaux locaux.