L'aide au choix - Etape 3 de la transformation digitale
3ème Etape de la transformation digitale : l’aide au choix des solutions
Avant de passer à la phase de l’aide au choix, il y a la phase de consultation. Elle démarre par l’identification des éditeurs et/ou intégrateurs qui seront sollicités. Il est important de savoir que des intégrateurs ont développé des modules complémentaires aux progiciels standard, afin de répondre aux besoins spécifiques nécessaires pour un secteur d’activité, Il s’agit de verticalisations.
Après l’envoi du dossier de consultation, qui ne se limite pas au seul cahier des charges, il est important de dégager le temps nécessaire pour répondre aux questions des prestataires consultés. Afin de disposer de réponses qualitatives, il est nécessaire de laisser un minimum de temps convenu aux différents prestataires.
Il est intéressant de mettre en application la règle de « l’entonnoir » qui consiste à adresser le dossier de consultation à quelques prestataires, puis à éliminer certains candidats « sur dossier », pour limiter une première « short list » à trois intégrateurs.
Le consultant apportera un certain nombre d’outils pour faciliter l’analyse des réponses obtenues.
Les intégrateurs retenus dans la « short list » seront sollicités pour la présentation d’une démonstration ciblée de leur solution sur base de scénarios fournis par l’entreprise qui doivent être le reflet des besoins métiers de l’entreprise.
Au cours des démonstrations, au-delà de la pertinence de la solution présentée, les prestataires seront évalués sur un certain nombre de points qui sont prédéfinis, permettant d’en éliminer un à l’issue de cette étape.
Les deux candidats restant en lice sont alors conviés pour affiner leur proposition commerciale, l’expérience, car il y a toujours des précisions à apporter dans un second temps :
- La reprise des données
- Les interfaces
- Les développements spécifiques éventuels
- Le nombre et le type d’utilisateurs pour les licences
- Les aspects méthodologies
- Les aspects budgétaires et contractuels
- …/…
L’objectif à l’issue de cet approfondissement est de donner aux prestataires finalistes les éléments leur permettant de remettre leur meilleure proposition.
En parallèle, il est intéressant de contacter certains clients ayant mis en œuvre la même solution afin de mesure la pertinence de l’outil. Il est également intéressant de contacter les clients ayant travaillés avec les intégrateurs finalistes pour mesurer leur taux de satisfaction.
A réception des « meilleures propositions » des finalistes, et sur la base des retours clients, un dernier podium est établi, et il est alors temps d’entrer dans les négociations commerciales.
Pour faciliter votre choix et prendre une décision objective, nous vous porposons notre grille de dépouillement d’aide au choix.