Migration de messagerie

Migration de Messagerie

Migration de messagerie

Comment réussir sa migration de messagerie

La solution de messagerie au coeur de l'entreprise

La migration de messagerie est une étape périlleuse mais souvent nécessaire pour grandir et améliorer sa productivité. Une migration de messagerie demande l’anticipation afin de ne pas agir dans la précipitation, de choisir la bonne solution ou encore d’éviter de brusquer l’ensemble des utilisateurs.

Le système de messagerie est un outil au cœur de l’entreprise, il est utilisé par tous les services. Ce dernier impacte directement la productivité et la qualité du travail fournit pour l’entreprise. Un système de messagerie défaillant ou obsolète peut avoir des conséquences importantes sur le quotidien des collaborateurs. C’est pourquoi il est nécessaire d’avoir une solution de messagerie en adéquation avec vos enjeux et vos besoins. Avez-vous du télétravail ? Votre métier implique-t-il du travail en équipe, nécessitant un outil de travail collaboratif ? Ces différentes questions vous orienteront vers telles ou telles solutions.

Pourquoi vouloir réaliser une migration de messagerie ?

Premièrement, les éditeurs de solutions de messagerie innovent constamment et certaines nouvelles fonctionnalités peuvent vous attirer ou s’avérer utiles pour votre organisation. Certains outils facilitent la mise en place et la gestion du télétravail, du travail collaboratif, la prise de rendez-vous etc. Je ne vous apprends rien en vous disant qu’avec le Covid tous ses enjeux reviennent sur le devant de la scène. De quoi avez-vous besoin ? Une solution mail, téléphone, visio ou intégrant également une gestion des contacts ou des agendas ? 

Deuxièmement, une migration de messagerie vers une nouvelle solution peut être motivée par de nouvelles exigences en matière de sécurité imposées par votre direction ou par le secteur. La réglementation générale sur la protection des données peut également vous amener à changer votre manière de fonctionner actuelle.

Enfin, parfois cela peut tout simplement vous être imposé. Bien souvent lors de rachat, de fusion ou quand l’outil actuel est obsolète ou en fin de contrat, une migration de messagerie devient indispensable.

Pour réussir sa migration de messagerie, il est primordial de fonctionner étape par étape de manière organisée et précise. Une migration de messagerie ne s’invente pas, il vous faudra définir vos enjeux et ressources en place, faire un choix d’une solution adéquate (comparatif Office 365 vs Google Workplace), réaliser un budget, trouver un équilibre entre le prix et les fonctionnalités souhaitées, choisir l’infrastructure On Premise ou en cloud, Azure (Azure, qu’est ce que c’est ?) par exemple, si la solution choisie est Office 365 et enfin il vous faudra agir et mettre en place la migration.

Pour réaliser au mieux la migration de messagerie, nous avons défini des étapes qui vous permettront d’agir sans encombre.

Les étapes pour migration de messagerie sans encombre

Migration de messagerie
  1. Analyser ses ressources et définir son besoin (concevoir son projet) 
  2. Planifier : mettre en place un plan d’action et de communication
  3. Choisir la solution idéale 
  4. Archiver les données actuelles 
  5. Créer un compte utilisateur 
  6. Injecter les données 
  7. Réaliser la migration 
  8. Former et nettoyer

1. Analyser ses ressources et définir son besoin (concevoir son projet)

Cette étape est indispensable pour une migration de messagerie réussie. Comme on l’a dit précédemment, l’outil de messagerie est central dans l’entreprise il vous faudra ainsi pour cette étapes sonder la totalité des services sur leurs besoins et leurs problématiques éventuellement rencontrées actuellement. De plus, cela sera la première étape de la communication auprès des utilisateurs, un tel changement doit être accepté par les users car il touche le quotidien de tous. Cette consultation vous permettra de choisir une solution qui change le moins possible les habitudes des utilisateurs. 

Ainsi, une migration de messagerie implique de faire un état des lieux sur les ressources disponibles, pour cela travailler en équipe sera nécessaire. Qui de mieux que les administrateurs système pour vous dire ce que vous possédez exactement et délimiter votre périmètre : 

  • Quelle est l’infrastructure en place ?
  • Quel est le budget disponible ? 
  • Avez-vous du temps ? Des ressources humaines disponibles ? 
  • Quel est le stockage disponible ? Devriez-vous augmenter la capacité ? 

Il faudra également définir vos besoins et contraintes : 

  • Quelles sont les fonctionnalités importantes pour mes utilisateurs ? 
  • Ai-je une dead line ? Quand est-il optimal de réaliser la migration ?
  • Quelles données garder ? Quelle est la quantité de données à injecter ? 
  • Dois-je prendre une solution en cloud (découvrir le Cloud Azure) ou en On Premise ?
  • Possibilité de temps d’arrêt ? Contraintes légales ?
  • Que dois-je migrer (courriers, rdv, etc.) ?

2. Planifier : mettre en place un plan d’action et de communication

Cette deuxième étape est clé dans le processus de migration de messagerie. Dans le plan d’action les objectifs et les tâches doivent être chiffrés, datés et attribués à des collaborateurs. Cette étape reprend et organise les ressources et besoins définis précédemment. Ainsi vous pourrez définir le périmètre de la nouvelle infrastructure mise en place (accès, routage, stockage) en vous basant sur l’analyse des ressources. Ce plan d’action pourra être transmis aux prestataires consultés afin de décrire au mieux vos besoins, sous forme de cahier des charges (lien) et pour cela Foxeet vous accompagne. 

À la fin de de cette étape vous aurez répondu aux deux questions suivantes : quand aura lieu la migration et comment. Dès lors, vous pourrez mettre en place un plan de communication clair et complet, afin de faire preuve de transparence et facilité la conduite du changement. Ce dernier sera transmis à la direction, à l’équipe chargée du projet afin d’avoir une vue d’ensemble et enfin aux collaborateurs afin qu’ils se préparent aux futures évolutions. 

Un plan de communication pour migrer sa messagerie est constitué, entre autres :

  • D’un aperçu du plan d’action de migration : quand et comment ?
  • Des étapes qui impacteront les users (migration de leurs données, arrivée du nouvel outil, formation, jour d’indisponibilité…)
  •  Des tâches que les users devront réaliser en amont de la migration (tri dans leur mail…)

Enfin, cette deuxième étape de la migration de messagerie peut être l’occasion de réviser votre charte et votre politique en matière de gestion des données. Il vous faudra alors consulter le département des ressources humaines, juridique et informatique. Vous répondrez aux questions suivantes : combien de temps sont gardés les mails avant d‘être archivés, autorisez-vous les collaborateurs à utiliser cette boîte mail dans un cadre personnel ? Que fait-on des mails des personnes qui quittent la société ? 

3. Choisir la solution idéale

Une fois vos ressources et besoins définis, votre plan d’action établi, vient le temps du choix de la solution de messagerie. C’est tout simplement le cœur de votre réflexion, vous l’aurez deviné. Toutes les actionsréalisées servent à choisir la solution idéale puis à l’implémenter au sein de votre SI. La solution de messagerie choisie devra : 

  • Répondre aux attentes en termes de qualité
  • Satisfaire les utilisateurs
  • Être étudié sur du long terme 
  • Être compatible avec votre infrastructure  
Vous ferez à ce moment également le choix entre une solution en Cloud ou On Premise. Office 365 et Google Workspace sont deux solutions les plus connues mais il en existe de nombreuses autres. 

Pour cette étape, il est nécessaire de consulter un maximum de prestataires et de réaliser une veille sur les solutions existantes (comparatif office 365 vs Google workplace). Vient le moment, de lire des articles, consulter des blogs et s’instruire grâce à Foxeet.

Comparatif Office 365 vs Google Workspace

4. Archiver les données actuelles

Pour cette quatrième étape, nous rentrons réellement dans l’opérationnel. Le choix de la solution est fait, il faut se lancer et entrer dans le « vif du sujet ». Afin de ne perdre aucune donnée importante lors de la migration de messagerie, il vous faut installer une solution d’archivage ou utiliser celle en place. Une fois cette solution disponible, vous pouvez procéder à l’archivage des données (anciens mails etc.) Si vous avez changé votre politique à ce sujet (cf. étape 2), cela vous permettra de l’appliquer dès à présent. Cette étape a de multiples enjeux, ne perdre aucune données importantes (rdv prévus, mails…) et ne migrer aucune information inutile. Dans certaines professions, il est imposé de garder certaines données, cette étape vous permet de ne rien oublier.

5. Créer un compte utilisateur

Ici, vous devrez simplement créer un compte utilisateur sur votre nouvelle plateforme et la configurer selon les besoins et le cahier des charges définis précédemment. Migrer sa messagerie n’a jamais été aussi simple. Il existe des plateformes qui vous accompagnent lors de l’implémentation afin de ne perdre aucune donnée et proposer une continuité de service aux utilisateurs. 

Une fois le compte créé, il reste à préparer votre serveur exchange sur lequel sera réalisé la migration de messagerie. Vous pouvez réaliser des tests de capacités, de fonctionnement, de paramétrage etc. Enfin, il faut déployer le client sur les différents postes de travail. Une fois encore, il existe des outils pour automatiser le déploiement du client. Offrant une migration de messagerie facilitée, notamment si vous avez un nombre important de collaborateurs.

6. Injecter les données

Sixième étape, vous approchez de la fin de la migration de messagerie. Une fois que l’outil est paramétré et opérationnel, vos données archivées, la migration de messagerie est prête à être réalisée. Vous allez pouvoir injecter les données sur la nouvelle solution. 

PS : N’oubliez pas de réaliser un dernier archivage juste avant la migration avec les nouvelles données produites puis de les injecter dans le nouveau système.

Le Cloud Azure, qu'est ce que c'est ?

7. Réaliser la migration de messagerie

Une fois la totalité des données administrée dans le nouveau système de messagerie, il ne vous reste plus qu’à passer tous les courriels Internet vers l’exchange puis rediriger les processus internes vers l’exchange. Cette étape est en général réalisée le week-end, permettant d’éviter un temps d’arrêt et d’être opérationnel dès le lundi matin. 

Par la suite, il vous reste à exécuter les tâches post-migration, c’est-à-dire surveiller le système, les potentiels messages d’erreurs, les besoins des utilisateurs, les éventuelles pertes de données…

8. Former les salariés et nettoyer

Cette dernière étape pour migrer sa messagerie n’est pas à négliger. Elle peut avoir lieu avant, pendant ou juste à la fin de la migration. Il faut former, d’une part, son équipe informatique afin qu’elle puisse répondre au problème des users, aux pannes, et réaliser le paramétrage. Il faut former, d’autre part, les utilisateurs au fonctionnement de la nouvelle plateforme via une invitation à des webinars, conférences, la consultation de blog, tel que Foxeet.

Enfin, après la migration de la messagerie, il est nécessaire de nettoyer l’ancien système : supprimer et mettre HS les serveurs d’origine. Il faut également supprimer les fichiers, le paramétrage ainsi que les clients sur les ordinateurs des collaborateurs. 

Voici dans les grandes lignes comment réussir une migration de messagerie étape par étape. N’hésitez pas à vous faire accompagner dans cette démarche, elle est conséquente, centrale pour l’entreprise et non sans risque. Utilisez notre plateforme Foxeet pour trouver le prestataire idéal.

Trouver la solution en fonction de vos besoins

Le Cloud Microsoft Azure

Microsoft Azure

Microsoft Azure

Découvrir le Cloud Microsoft Azure

Microsoft Azure a été conçu dans le but d’être au plus proche des besoins des clients pour simplifier la gestion de leurs données. Microsoft a sorti les grands moyens avec son service de Cloud Azure pour assurer une prestation de haute qualité et améliorer le quotidien de votre entreprise. 

Vous hésitez à externaliser votre infrastructure dans le cloud ? tout ou partie ? Passer dans le cloud est une décision importante qui impacte la totalité de son système d’information. Il est donc important d’avoir toutes les cartes en main avant de se lancer. Au travers de cet article, vous allez découvrir plus amplement le service de cloud public proposé par Microsoft : le Cloud Microsoft Azure. 

Brève présentation du cloud

Le Cloud Computing, bien que contesté au moment de son apparition, est aujourd’hui un incontournable. De plus en plus d’entreprises font le choix d’externaliser leur infrastructure dans un cloud privé, public ou hybride. Les économies de temps et d’argent réalisées ne sont pas négligeables et font que cette tendance se renforce davantage.

Microsoft Cloud Azure

Concrètement, vous aurez accès à votre système d’information via internet grâce à un fournisseur.  Différents services sont proposés qui vous laisseront plus ou moins de marge de manœuvre, d’indépendance en fonction de ce que vous cherchez. Le service en IaaS est le plus répandu, il offre à la fois de la flexibilité et de l’autonomie à l’entreprise mais sans les contraintes de l’hardware. Ainsi en IaaS, l’entreprise à la main sur le middleware des serveurs ainsi que sur toute la partie applicative et le fournisseur va gérer le hardware (matériel, virtualisation, stockage et réseau).  En SaaS le Software as a Service, la partie applicative est également installée directement sur les machines de l’hébergeur. Il y a également le DaaS, Desktop as a Service qui est l’externalisation du stockage chez un fournisseur sur la base d’un abonnement payant proportionnel à la volumétrie. Enfin, le cloud existe également en PaaS, Platform as a Service, qui est plutôt destiné aux développeurs.

Pour conclure, le Cloud Computing englobe une grande variété de services, ce qui vous permet d’ajuster votre offre en fonction de vos besoins et de vos problématiques.

C’est dans cette optique qu’est né le Cloud Microsoft Azure.

Le Cloud Microsoft Azure, qu'est ce que c'est ?

diagramme-Azure

C’est la solution de cloud public proposée par Microsoft pour venir concurrencer l’offre AWS d’Amazon. Ce service Cloud Microsoft Azure se définit comme une Infrastructure as a Service (en IaaS). Le Cloud Azure offre également la possibilité d’être en PaaS, SaaS ou encore DaaS. Le Cloud Microsoft Azure vient remplacer tout ou partie de votre infrastructure physique. Fini les serveurs vieillissants à renouveler tous les 5 ans, votre SI sera hébergé directement sur les serveurs de Microsoft dispatchés au quatre coins du monde. Pour son Cloud Microsoft Azure, le groupe américain fait le choix de la proximité en créant un grand nombre de Datacenter sur tous les continents.

Ce service Cloud Microsoft Azure est intéressant pour les entreprises utilisant déjà les technologies de Microsoft car il permet de faciliter l’usage et le paramétrage des autres technologies comme Sharepoint, Windows Server, Active Directory (ad azure) ou bien Office 365 (comparatif Office 365 vs Google Workspace). Grâce à différents partenariats (Lenovo, EMC, Huawei…) Microsoft propose aujourd’hui Azure Stack qui est une solution de cloud hybride. Une partie des données sont donc hébergées par Microsoft et une autre directement sur votre site. Vous avez donc du cloud public et privé dans la même infrastructure (Comparatif des plateformes de Cloud Hybride). Vous l’aurez compris, bien que ce soit une offre d’hébergement, le service Microsoft Azure notamment, reste personnalisable et adaptable à tout type de structures.

Télécharger gratuitement notre cahier des charges PRA - PCA

Les Avantages du Cloud Microsoft Azure

Les nombreux points forts de Microsoft Azure : 

  • Une sécurité renforcée tout au long de la chaîne d’information pour se protéger d’éventuelles attaques. Là encore, tout est géré par Microsoft pour vous proposer une solution clé en main la plus fiable possible. Le Cloud Microsoft Azure offre même plusieurs MAJ de sécurité gratuites les premières années. Des économies sur tous les plans ! Une infrastructure externalisée dans le cloud peut faire peur sur le plan financier avant de se lancer mais cette idée reçue est fausse. Certes le coût à l’entrée paraît élevé mais il y a de nombreux coûts qui vont disparaître. Vous allez réduire vos coûts d’achat du matériel, les coûts de maintenance, les pertes dues aux pannes, ainsi que tous les coûts cachés d’une infrastructure physique : les locaux pour accueillir l’infrastructure, l’électricité, etc.  De plus, le Cloud Microsoft Azure sera compatible avec les autres technologies de Microsoft comme ad azure.

     

  • Vous payez que ce que vous consommez sans coût initial (pay as you go), là est la vraie plus value de l’offre Azure. Cette offre répond ainsi aux besoins de toutes les entreprises, de l’épicerie du coin à la multinationale. Les petites entreprises ou Start up n’ayant pas les capitaux nécessaires pour acquérir des machines pourront profiter de ce service à la pointe de la technologie : le Cloud Microsoft Azure. Grâce aux nombreux paramétrages possibles et à l’expertise de Microsoft, le Cloud Microsoft Azure s’adapte à tous les secteurs d’activité, avec des applications répondant aux besoins de ligne de production comme aux besoins d’un revendeur sur le web. Le prix du Cloud Microsoft Azure varie selon les services et la capacité de stockage utilisée.

     

  • Adieu les pannes qui empêchent vos collaborateurs de travailler. Les serveurs de Microsoft ne tomberont pas en panne subitement, vous n’aurez pas de temps d’arrêts élevés. Tout est géré en interne par Microsoft pour que vous, les utilisateurs, vous n’ayez aucun problème au quotidien. Le Cloud Microsoft Azure s’adapte à la demande en augmentant la capacité en cas de besoin et inversement pour une meilleure flexibilité et fluidité de la circulation de l’information.

     

  • Une circulation de l’information facilitée grâce au service de Cloud Azure. C’est un enjeux important pour les grandes comme les petites entreprises dès lors que l’on possède plusieurs sites d’autant plus s’ils sont implantés un peu partout dans le monde. Via le Cloud Microsoft Azure vous pouvez vous transmettre des fichiers à travers le monde en quelques secondes.
Cloud Microsoft Azure

Alors qu’attendez-vous pour passer votre infrastructure dans le Cloud Azure ? Vous pouvez mettre en place cette stratégie progressivement en commençant par une infrastructure hybride, en mettant par exemple votre sauvegarde ou votre PRA dans le cloud. Les choses ne sont pas aussi simples bien évidemment, externaliser une partie de son infrastructure nécessite d’être accompagné par des experts. Voulez vous tout passer en IaaS, PaaS, DaaS ou simplement en SaaS ? Ils sont nombreux sur le marché, n’hésitez pas à définir votre besoin et à les comparer sur notre site Foxeet nous sommes là pour cela.

TROUVER LA SOLUTION QUI VOUS CORRESPOND

comparatif saas

Office 365 Google Workspace – comparatif 2021

Office 365 🗲 Google workspace

hyperconvergence

Effectuer une comparaison entre Microsoft office 365 et Google Workspace (anciennement Gsuite) n’est pas une chose facile. En effet, les deux services SaaS, bien que présentant des similitudes, affichent également de grandes différences. 

De plus, les deux géants du cloud public font constamment évoluer leurs offres et services, de telle sorte que nous mettons à jour régulièrement (le plus possible) cet article.

Microsoft 365 et Google Workspace (anciennement Gsuite) sont des services cloud très complets, il est donc très difficile d’établir un test exhaustif des deux solutions. La rédaction a donc basé son comparatif sur les éléments suivants :

Un peu d’histoire… 365 google

Microsoft a lancé Office en 1990, il y a plus de 30 ans déjà. Pionnier des logiciels de bureautique, Microsoft a dominé le marché depuis lors, sa suite office devenant la norme dans la majorité des entreprises. C’est la raison pour laquelle, Microsoft Office 365 emporte l’adhésion des utilisateurs finaux. De la même manière, une migration d’office 365 à un autre produit nécessite la formation de ses collaborateurs à la nouvelle suite choisie.

Initialement appelé «Google Apps for Your Domain», puis «Gsuite», Google Workspace est né dans le cloud. Il a été conçu et pensé dès sa création pour être simple à utiliser et à gérer. Par rapport à office 365, Google Workspace nécessite un temps d’adaptation, cependant même si l’utilisateur n’a jamais travaillé sur Google Workspace, s’y habituer n’est pas insurmontable, bien au contraire.

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Applications bureautiques

Au quotidien, seules quelques applications sont utilisées de manières intensives. En termes d’applications, notre analyse porte donc essentiellement sur celles-ci, d’un point de vue utilisateur :

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Microsoft Word 🗲 Google Docs

Sur la partie traitement texte, les deux produits sont très complets et offrent tout ce qu’un outil d’édition de texte doit fournir. Ceci dit, quelques différences subsistent. Pour Word, il est l’outil proposant le plus de « templates », ou modèles en français. Word propose également beaucoup plus d’options d’édition de texte et permet une création de diagramme plus précise que Google Docs. 

Cependant, Google Docs compense en proposant une collaboration en ligne en temps réel sur le même fichier, la possibilité de partager le document via un simple lien, où les autorisations peuvent être définies en même temps.

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Microsoft Excel 🗲 Google Sheets

Lorsque vous parlez d’Excel, vous parlez généralement de feuilles de calcul et de tableur. Les fonctions existantes d’Excel sont inégalées à ce jour. Les options presque illimitées qu’offre le produit sont particulièrement appréciées par les professionnels et les universitaires français.

Dans le monde anglophone, le marché est de plus en plus dirigé par Google Sheets. La version légèrement allégée d’Excel offre plus de possibilités de collaboration. L’intégration dans Google Analytics ou Google BigQuery, avec lesquels de vastes quantités de données peuvent être analysées à une vitesse fulgurante, est un argument incontesté en faveur de l’option de Google.

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Microsoft PowerPoint 🗲 Google Slides

PowerPoint donne aux utilisateurs la possibilité de choisir parmi un certain nombre de modèles et de thèmes prédéfinis pour les présentations. Il existe également des éléments tels que des graphiques, des diagrammes, des images et des animations pour rendre la présentation plus vivante. 

Google Slides propose également une version allégée du produit concurrent, mais avec une interface sans encombrement et plus facile à comprendre. Comme dans la plupart des autres applications Google, la collaboration en temps réel est ici au centre des préoccupations. 

Lors de la présentation en direct, Google offre même la possibilité de collaborer avec le public. En incluant un lien dans la présentation, il est possible de répondre aux questions de son auditoire en temps réel.

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Microsoft Outlook 🗲 Gmail

Au niveau de l’interface, l’histoire fait qu’Outlook est plus abordable pour les utilisateurs pour les fonctionnalités de base, car ils l’utilisent souvent depuis plusieurs années déjà. Cependant, la fluidité, l’intelligence artificielle et l’intégration de toutes les applications au sein de la même plateforme (documents, chat, meet et notes) rendent Gmail beaucoup plus efficace que son homologue.

Pour les fonctionnalités, Outlook est beaucoup plus riche : règles de gestion automatique, modèles d’e-mails personnalisables, dédoublonnage, archivage etc…

Pour la partie stockage, les utilisateurs peuvent télécharger des fichiers dans Google Drive et les partager via Gmail. Outlook utilise OneDrive, qui ne s’intègre pas aussi parfaitement à Outlook que Google Drive s’intègre à Gmail. Le stockage Gmail est plafonné à 15 Go pour Gmail et Google Drive. Les comptes G Suite Basic disposent de 30 Go de stockage. Les utilisateurs d’Outlook avec un compte gratuit disposent également de 15 Go de stockage avec 5 Go supplémentaires de stockage avec un compte OneDrive gratuit. Les abonnés de Microsoft 365 disposent de 50 Go de stockage.  

TROUVEZ L'INTEGRATEUR GOOGLE WORKSPACE

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Microsoft One Drive 🗲 Google Drive

Les espaces de stockage cloud de Microsoft 365 et Google Workspace sont également très similaires. 

Les deux offrent un espace de stockage illimité et sont livrés avec des clients hors ligne que vous installez pour synchroniser les fichiers sur le bureau. 

La seule vraie différence est que Google Drive propose une authentification à deux facteurs basée sur Personal Vault, qui vous offre un niveau de sécurité supplémentaire pour les données sensibles.

Applications collaboratives

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Microsoft Teams 🗲 Google Meet

Microsoft Teams et Google Meet sont des outils de collaboration très similaires, presque cousin. Plutôt qu’établir une liste de fonctionnalités, nous allons vous lister uniquement les différences entre les deux produits.

Microsoft Teams possèdent des fonctionnalités de collaboration dont Google meet ne disposent pas, les voici :

  • sondages et commentaires
  • gestion des tâches

Pour Google meet la seule fonctionnalité proposée par Google que Microsoft Teams ne propose pas est la possibilité de passer des appels audio sur une ligne téléphonique.

Pour notre rédaction, Teams est un outil plus complet que Google Meet.

Puissance, latence et sécurité des données

Les deux suites offrent des services et des applications qui n’ont pas ou peu d’influence sur les performances de l’ordinateur. Les applications Microsoft 365 n’ont qu’un très léger impact sur les performances. Les applications Web de Google Workspace ont encore moins d’influence sur la puissance de calcul, car elles s’exécutent toutes dans le navigateur Web.

Ce qu’il faut prendre en compte lors de la prise de décision, c’est que Microsoft 365 nécessite une connexion Internet stable lors de la synchronisation des données avec le stockage cloud de OneDrive. Les serveurs de Microsoft étant séparés par des océans, les latences sont plus fréquentes. Cela peut entraîner des complications.

Google Workspace, quant à lui, a intégré le réseau mondial de Google. Cela rend les applications Web de Google très rapides. Cependant, si vous ne disposez pas d’une connexion Internet très constante, vous pouvez définir la synchronisation hors ligne afin de ne jamais perdre de fichiers importants. Dans l’ensemble, les applications d’espace de travail sont plus rapides que celles de Microsoft 365, mais en même temps, elles ont également moins d’impact sur la puissance de calcul. 

Point de vue sécurité des données, les deux géants sont soumis au même environnement légal et pratique des politiques de confidentialité et de sécurité des données assez similaires. La seule différence sur ce point est que si vous choisissez Google, vos données vont un jour ou l’autre être sur le territoire américain, soumises au Patriot Act, donnant droit à l’administration américaine de les consulter, en cas d’état d’urgence ou de risque pour la nation (à voir qui définit les risques et quels sont-ils !!??). Chez Microsoft, il est possible de demander expressément d’être hébergé en Europe voire en France.

Enfin quand aux taux de disponibilités des deux solutions, Google a connu 2 pannes en 15 ans de quelques minutes, Microsoft aucune.

Simplicité d'administration

Concernant la facilité de déploiement et la simplicité d’administration, la palme revient à Google Workspace.

En effet, l’administration de Google Workspace est relativement simple, de sorte que les coûts d’administration sont également très faibles. Les applications ne nécessitent pas d’installation, tout ce dont vous avez besoin est un navigateur actuel.

A contrario, les paramètres d’Office 365 et généralement de Microsoft 365 peuvent être définis individuellement en fonction des exigences organisationnelles. Cependant, cela nécessite des employés qualifiés, à défaut une équipe d’administrateurs spécialisés, donc des coûts de ressources plus élevés.

Lincencing, tarifs et prix

Microsoft Office 365 et Google Workspace proposent plusieurs offres tarifaires. Il est à noter que cet article est régulièrement mis à jour mais les offres de prix peuvent changer.

Tous les prix sont nets par employé et par mois.
Office 365 en tant qu’application Web uniquement coûte 4,20 EUR avec la licence Microsoft 365 Business Basic . Office 365 fait partie de Microsoft 365. La version hors ligne + en ligne d’Office 365 coûte 10,50 EUR avec la licence Microsoft 365 Business Standard.

Microsoft propose 1 To de stockage cloud par utilisateur et des vidéoconférences avec jusqu’à 250 participants pour tous les tarifs professionnels.
Pour les entreprises de plus de 300 employés, Microsoft propose des tarifs Entreprise. Le plus petit Office 365 E1 pour 6,70 EUR, le plus grand Microsoft 365 E5 avec 34,40 EUR. Microsoft propose de nombreux tarifs et combinaisons qui peuvent être conçus individuellement. 

Les prix de Google Workspace commencent à 5,20 EUR avec le tarif Business Starter, mais n’offre que 30 Go de stockage cloud par utilisateur et des vidéoconférences avec jusqu’à 100 participants. Le tarif Business Standard est deux fois plus cher, 10,40 EUR, et offre un stockage cloud de 2 To pour les vidéoconférences jusqu’à 150 participants.

Google Workspace Enterprise est destiné aux entreprises de plus de 300 employés, il peut être demandé individuellement. Ce tarif coûtait 23 EUR il y a une semaine, comme G Suite Enterprise.

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