Solution dématérialisation des factures

Top 3 meilleures solutions dématérialisation des factures

Numérisation factures

Pourquoi utiliser une solution dématérialisation des factures

La dématérialisation des factures au service de l'homme

Un solution dématérialisation des factures s’avère être un moyen efficace de gagner du temps et de l’argent (car oui, on le sait tous, le temps c’est de l’argent :)). Vous en avez marre de crouler sous les factures qui envahissent votre bureau, vos étagères, certains en ont même retrouvé dans leur frigo… dématérialisation factures Et puis, qu’est ce que c’est fatigant et pénible de chercher les factures. Je m’y vois encore, “Qui est-ce qui n’a pas remis le carton avec les factures de 2020 à sa place, c’est pas pour rien si on les classe”. Je vous rassure, maintenant ça se passe mieux avec mes collègues ;). Et dans le pire des cas, que je ne vous souhaite pas, s’il y a un incendie ce sont toutes les factures qui partent en fumée (c’est le cas de le dire). C’est pour tout ça et pour économiser du papier (entre autres) que la dématérialisation de factures est un véritable soulagement au quotidien. Nous avons réalisé pour vous un Top 3 dématérialisation factures basé sur un comparatif solutions dématérialisation factures.

Microsoft Dynamics vs SAP

La dématérialisation de factures bientôt obligatoire ?

La loi Finance 2021, influencée par la crise sanitaire que nous venons de traverser, va obliger progressivement toutes les entreprises d’ici 2026 à recevoir et émettre leurs factures virtuellement. En effet, cela permettra à l’Etat de lutter contre les fraudes, de simplifier les déclarations de TVA et de rendre un bon nombre d’entreprises plus compétitives. Et pour cela, les entreprises auront deux solutions : la plateforme Chorus Pro mise en place pour l’administration publique ou des solutions d’entreprises privées reconnues par l’Etat.

La dématérialisation des factures est donc un enjeu pour toutes les entreprises d’un point de vue légal et compétitif. C’est pour cela que nous avons réalisé un Top 3 des meilleures solutions de dématérialisation à nos yeux selon plusieurs critères, pour vous aider à y voir plus clair. Ce comparatif détaillé vous permettra de connaitre les avantages des solutions et leur spécificités.

Révolutionner votre quotidien avec une solution dématérialisation des factures

dématérialisation des factures

Tout d’abord voici les trois points majeurs qui vont révolutionner votre quotidien une fois les factures dématérialisées.

1. La dématérialisation des factures reconnues par l'Etat

Contrairement à ce qu’on pu vous dire les détracteurs de la dématérialisation des factures, les factures électroniques ont exactement la même valeur juridique que les factures “traditionnelles”. En effet, la loi encadre cela afin de faciliter votre transition ! Il vous suffit que vos factures soient lisibles tout au long de leur validité, que le contenu soit certifié et que l’authenticité de l’émetteur soit assurée. Fini les préjugés sur les factures électroniques, elles sont fiables et générées dans un climat de confiance ! 

2. Vous allez réaliser des économies considérables

Deuxième avantage considérable à posséder une solution dématérialisation des factures, les économies réalisées. Business is business !facilité dématérialisation C’est l’atout principal des factures électroniques, la fin des coûts cachés. On estime le coût de papier de matériel dédiés aux impressions entre 10 000 et 25 000€ par an par salarié, selon le Syndicat national des supports d’image et d’information ! Et comme je vous disais auparavant, le temps c’est précieux pour tout le monde en entreprise, le traitement d’une facture “classique” c’est en moyenne deux semaines de travail et 14€ de frais. Vous économisez ainsi du temps et de l’argent ! Et je n’ai même pas parlé de la facilité d’envoi des factures.

3. Des factures classées et sans erreurs

Une traçabilité renforcée et un bon nombre d’erreurs évitées. Qui oserait dire qu’il n’a jamais fait de fautes de frappe, surtout quand on saisie à la chaîne plusieurs factures ? La dématérialisation permet de réduire considérablement les erreurs de saisie. De plus, on y revient, fini le temps perdu à la recherche du bon classeur et du bon intercalaire, on avait pourtant tout bien classé… Impossible de retrouver cette facture. 110 € : c’est le coût moyen consacré à la recherche d’un document mal rangé.

Alerte spoiler, je vous l’annonce avec la dématérialisation des factures tout ça c’est terminé. Grâce à la Gestion Electronique des Documents (GED), vous retrouverez rapidement toutes vos factures avec des mots clés ! 

Retrouvez les détails sur notre Top 3 dématérialisation factures.

Comparatif Office 365 vs Google Workspace

Bon ca y est vous êtes convaincu (du moins je l’espère), mais maintenant comment faire ? Et bien c’est simple, téléchargez notre Top 3 des solutions de solutions de dématérialisation des factures. Il y existe trois sortes de solutions : la numérisation, la reconnaissance automatique des factures et la facturation électronique. La première étant la plus simple à mettre en place : un scan, un mail envoyé ou une plateforme partagée avec le client et le tour est joué. Rapide mais un peu limité. La deuxième solution, vos factures sont traitées par une solution qui vous permettra de réduire l’intervention humaine. C’est une solution un peu plus complète mais tout de même coûteuse. Enfin, la plus aboutie et adéquate à mes yeux, la facturation électronique. Tout le cycle est impliqué, de l’édition de la facture à l’archivage en passant par l’envoi, le paiement et la comptabilisation. Cette solution fiable et sécurisée est souvent proposée en SaaS. Pour choisir le bon prestataire pour vous accompagner, téléchargez notre Top 3 dématérialisation factures.

Voici dans les grandes lignes pourquoi il est utile voire indispensable de songer à la dématérialisation des factures. N’hésitez pas à vous faire accompagner dans cette démarche, elle est conséquente, centrale pour l’entreprise et non sans risque. Utilisez notre plateforme Foxeet pour trouver le prestataire idéal.

Trouver la solution en fonction de vos besoins

Microsoft Dynamics vs SAP

Microsoft Dynamics vs SAP

DELL EMC VS NUTANIX HCI

Microsoft Dynamics vs SAP

L'ERP en SaaS AVANTAGES

Microsoft Dynamics vs SAP, solution d’ERP en full SaaS.

En gérant efficacement les données et en aidant à rationaliser les processus, un ERP révolutionne la façon dont vous exercez vos activités et vous aide à identifier les domaines à améliorer. Cependant, pour une intégration transparente, vous devrez faire appel aux services d’un partenaire qualifié pour vous aider à l’intégration. Par exemple, avec Microsoft Dynamics, vous aurez besoin d’un partenaire Microsoft Dynamics certifié. Le choix d’un ERP impacte, ainsi, toute l’entreprise et ne peut être pris à la légère. Deux solutions se démarquent parmi les solutions d’ERP en Saas : SAP et Microsoft Dynamics 365. Nous allons tenter de vous éclairer sur les différents avantages des deux solutions afin que vous y voyiez plus clair. Cet article vous permettra de trouver la solution qui vous convient en fonction de vos besoins, contraintes et objectifs. Ces deux sociétés sont devenues des leaders dans ce domaine et offrent ce qu’il y a de mieux en matière de mise en œuvre et d’intégration d’ERP. À cette fin, nous avons identifié quatre éléments critiques de tout ERP centrés sur la fonctionnalité, le coût, la facilité d’application et le suivi client.

Qu’est qu’un ERP en SaaS – Principaux avantages : le coût et la gestion.

Un ERP en SaaS vous donne l’accès à une solution sans achat d’infrastructure. Concrètement, vous louez une solution en ligne avec un abonnement mensuel et la donnée est hébergée directement par l’éditeur. Au niveau, flexibilité et coût c’est très avantageux, tous les coûts liés à l’acquisition, la gestion et le remplacement de l’infrastructure sont évités. Votre budget est maîtrisé et clair.  Du point de vue sécurité, cela peut paraître effrayant, mais cette idée reçue est fausse. Les éditeurs, qui hébergent vos données, possèdent les meilleures technologies sur cette partie et sont très au point. 

SAP S/4HANA Cloud

Microsoft Dynamics vs SAP

LES AVANTAGES DE SAP S/4HANA Cloud

Microsoft Dynamics vs SAP, les avantages de SAP S/4HANA Cloud :


Au niveau fonctionnalités : 

  • SAP S/4HANA Cloud offre une grande flexibilité. Vous aurez à disposition une application avec toutes les fonctionnalités de base d’un ERP, avec la possibilité d’y ajouter ultérieurement des éléments en fonction de l’évolution de vos besoins.
  • SAP S/4HANA est doté d’excellentes fonctions de BI avec des tableaux de bord intuitifs, le stockage de données et la rédaction de rapports.
  • Parfaitement adaptés pour les grandes entreprises qui ont besoin de fonctionnalités robustes et standardisées.
  • Fini les problématiques de filiales et de nombreux sites. Grâce au partage d’un code vous aurez qu’un seul fournisseur et vous pourrez utiliser les mêmes bases de données. C’est encore une fois un avantage certain de cette solution. 
  • Vous profiterez de l’innovation en continue. Là est un sérieux avantage de la solution SAP en cloud : vous serez en avance sur vos concurrents. Contrairement aux solutions On Premise, les mises à jour sont trimestrielles et non annuelles. Ainsi, vous profiterez toujours de la meilleure technologie pour avoir un temps d’avance.

Au niveau Intégration et implémentation

  • SAP construit tous ses systèmes en interne et y ajoute ses fonctionnalités et ses mises à niveau, ainsi la solution est fiable et les problèmes réglés rapidement.
  • Le temps d’intégration et de mise en œuvre est généralement plus court puisque les fonctionnalités sont standard.
  • SAP offre une facilité d’utilisation plus que satisfaisante. Il s’intègre bien avec la plupart des applications tierces, ce qui signifie que le passage d’une application à une autre sera plus facile.

Au niveau du coût : 

  • Une option moins chère pour une grande entreprise qui a besoin de fonctionnalités standard sans avoir besoin d’ajouts ultérieurs.
  • Les prix sont très variables en fonctions des besoins, ainsi il faut étudier au cas par cas.

Au niveau du service client : 

  • SAP propose une assistance par e-mail, ainsi qu’une assistance en ligne et par téléphone en continu 24/7.
Microsoft Dynamics se présente comme une bonne alternative de SAP.

INCONVÉNIENTS DE SAP S/4HANA Cloud

Microsoft Dynamics vs SAP, les inconvénients de SAP S/4HANA Cloud :

Au niveau fonctionnalités : 

  • Il faut beaucoup plus de temps pour acquérir la maîtrise de SAP que de Microsoft Dynamics ;
  • L’interface utilisateur est peu attrayante et parfois compliquée ;
  • Aucune flexibilité dans les fonctionnalités elles-mêmes.

Au niveau Intégration et implémentation

  • Comprendre SAP et toutes ses fonctions peut prendre du temps. L’interface utilisateur compliquée n’aide pas.

Au niveau du coût : 

  • La tarification est uniquement basée sur des devis. Il n’y a aucun moyen d’avoir accès à une grille tarifaire sans prestataire.
  • Le manque de souplesse en matière de personnalisation signifie que SAP s’avérer coûteux au final.

Au niveau du service client : 

  • Contrairement à Microsoft, SAP ne fournit aucune formation dédiée au client. Cette partie devra être demandé au partenaire qui vous accompagne pour le déploiement ou utiliser les manuels fournis avec l’application.

Télécharger gratuitement notre comparatif des plateformes de gestion multi-cloud

MICROSOFT DYNAMICS 365

Microsoft Dynamics vs SAP

AVANTAGES DE MICROSOFT DYNAMICS 365

Microsoft Dynamics vs SAP, les avantages de MICROSOFT DYNAMICS 365 :

Au niveau fonctionnalités : 

  • Dynamics offre une vaste gamme de fonctionnalités orientées vers la flexibilité et la personnalisation.
  • Dynamic propose des supports en plusieurs langues
  • L’interface utilisateur basée sur le Web rend l’interfaçage beaucoup plus facile.
  • Vous pouvez rester sur un client qui vous est familier : Interface office 365, Outlook. Une expérience plus que satisfaisante en combinaison avec le Cloud Azure par exemple pour le stockage de la donnée.
  • Un onglet Vente avec des données précises et nombreuses sur les différentes ventes réalisées par vos équipes sur chaque client. Cela améliore vos leads et vous offre une belle opportunité pour la relation client.
  • Un outil marketing à la pointe de la technologie. Le CRM dynamics 365 à l’avantage d’automatiser la génération de leads avec des données actualisées en temps réel. Vous aurez la possibilité d’envoyer des e-mails, courriers, promotions…
  •  

Au niveau Intégration et implémentation

  • Microsoft Dynamics 365 peut s’intégrer de manière transparente à n’importe quel produit Microsoft, avec une compatibilité descendante ;
  • Grâce à ses nombreuses fonctionnalités flexibles, l’intégration d’applications tierces n’est pas toujours nécessaire. Ce qui offre une facilité d’utilisation.

Au niveau du coût : 

  • Contrairement à SAP, Microsoft mise sur la transparence et la simplicité pour leur politique prix.
  • Chaque fonctionnalité est optionnelle, ce qui permet aux entreprises de ne pas les payer si cela n’est pas nécessaire
  • Microsoft offre un large éventail de dispositifs pris en charge signifie que vous n’aurez peut-être pas besoin d’investir dans de nouveaux outils.
  • Microsoft Dynamics propose un essai gratuit

La grille tarifaire est la suivante : 

  • Utilisateur Entreprise – 185 $/utilisateur par mois
  • Utilisateur de tâches – 30 $/utilisateur par mois
  • Utilisateur en libre-service – 8 $/utilisateur par mois
  • Licences de périphériques – 73 $/utilisateur par mois
  • Disponible sous forme de devis facilement.

Au niveau du service client : 

  • Microsoft Dynamics offre une assistance 24 heures sur 24, 7 jours sur 7, via plusieurs canaux, pour toute question. Cette assistance comprend une formation dédiée à tous les modules et une assistance en ligne et par téléphone. En revanche, il n’y a pas d’assistance par courrier électronique.
  • Si cela ne suffit pas, les partenaires d’implémentation sont généralement habilité pour couvrir vos besoins en formation.

Le Cloud Azure, qu'est-ce que c'est ?

INCONVÉNIENTS DE MICROSOFT DYNAMICS 365

Microsoft Dynamics vs SAP, Les inconvénients de MICROSOFT DYNAMICS 365 :

Au niveau fonctionnalités : 

  • L’interface utilisateur basée sur le Web peut être un problème pour les entreprises opérant dans des régions où l’infrastructure est médiocre.

Au niveau Intégration et implémentation

  • L’intégration avec des produits non-Microsoft est un problème. Les options sont limitées.
  • L’intégration a tendance à prendre plus de temps, étant donné la flexibilité et la personnalisation de chaque fonctionnalité.
  • Cette étape ne peut être réalisée sans un partenaire Microsoft Dynamics qualifié.

Au niveau du coût : 

  • La tarification est uniquement basée sur des devis. Il n’y a aucun moyen d’avoir accès à une grille tarifaire sans prestataire.
  • Le manque de souplesse en matière de personnalisation signifie que SAP s’avérer coûteux au final.

Au niveau du service client : 

  • Microsoft Dynamics n’offre pas d’assistance par courrier électronique

MICROSOFT DYNAMICS 365 vs SAP, QUI L'EMPORTE ?

Alors Microsoft Dynamics vs SAP, qui l’emporte ?

Tout dépend du secteur et de vos besoins, les attentes et les besoins restent très spécifiques à chaque entreprise.

D’une manière générale, dans la compétition SAP vs Microsoft Dynamics, SAP est plus adapté aux utilisateurs opérant dans le secteur de la vente au détail, car il offre des fonctions de développement de produits, de traitement des commandes et de contrôle de la qualité fiables. En outre, il offre des outils pratiques pour la gestion de la trésorerie et la cartographie précise des marchandises en transit. Cependant, il est moins intuitif et moins personnalisable que Microsoft Dynamics. Bien que la mise en œuvre soit plus rapide pour SAP, et qu’il souffre de moins d’interruptions de service, ces interruptions ont tendance à durer plus longtemps.

En revanche, Microsoft Dynamics par rapport à SAP est relativement plus souple et plus facile à utiliser. L’interface utilisateur est basée sur un navigateur et est donc plus intuitive que celle de SAP, avec une forte prise en charge de la connectivité inter-organisationnelle.

Dynamics offre également des capacités fiables de production, de planification des ressources et de commerce, ainsi qu’une intégration puissante de la veille économique (principalement grâce à Microsoft Power BI).

TROUVER LA SOLUTION QUI VOUS CORRESPOND

Migration de messagerie

Migration de Messagerie

Migration de messagerie

Comment réussir sa migration de messagerie

La solution de messagerie au coeur de l'entreprise

La migration de messagerie est une étape périlleuse mais souvent nécessaire pour grandir et améliorer sa productivité. Une migration de messagerie demande l’anticipation afin de ne pas agir dans la précipitation, de choisir la bonne solution ou encore d’éviter de brusquer l’ensemble des utilisateurs.

Le système de messagerie est un outil au cœur de l’entreprise, il est utilisé par tous les services. Ce dernier impacte directement la productivité et la qualité du travail fournit pour l’entreprise. Un système de messagerie défaillant ou obsolète peut avoir des conséquences importantes sur le quotidien des collaborateurs. C’est pourquoi il est nécessaire d’avoir une solution de messagerie en adéquation avec vos enjeux et vos besoins. Avez-vous du télétravail ? Votre métier implique-t-il du travail en équipe, nécessitant un outil de travail collaboratif ? Ces différentes questions vous orienteront vers telles ou telles solutions. Migrer sa messagerie n’aura bientôt plus de secret pour vous.

Pourquoi vouloir réaliser une migration de messagerie ?

Premièrement, les éditeurs de solutions de messagerie innovent constamment et certaines nouvelles fonctionnalités peuvent vous attirer ou s’avérer utiles pour votre organisation. Certains outils facilitent la mise en place et la gestion du télétravail, du travail collaboratif, la prise de rendez-vous etc. Je ne vous apprends rien en vous disant qu’avec le Covid tous ses enjeux reviennent sur le devant de la scène. De quoi avez-vous besoin ? Une solution mail, téléphone, visio ou intégrant également une gestion des contacts ou des agendas ? 

Deuxièmement, une migration de messagerie vers une nouvelle solution peut être motivée par de nouvelles exigences en matière de sécurité imposées par votre direction ou par le secteur. La réglementation générale sur la protection des données peut également vous amener à changer votre manière de fonctionner actuelle.

Enfin, parfois cela peut tout simplement vous être imposé. Bien souvent lors de rachat, de fusion ou quand l’outil actuel est obsolète ou en fin de contrat, une migration de messagerie devient indispensable.

Pour migrer sa messagerie sans encombre, il est primordial de fonctionner étape par étape de manière organisée et précise. Une migration de messagerie ne s’invente pas, il vous faudra définir vos enjeux et ressources en place, faire un choix d’une solution adéquate (comparatif Office 365 vs Google Workplace), réaliser un budget, trouver un équilibre entre le prix et les fonctionnalités souhaitées, choisir l’infrastructure On Premise ou en cloud, Azure (Azure, qu’est ce que c’est ?) par exemple, si la solution choisie est Office 365 et enfin il vous faudra agir et mettre en place la migration.

Afin de migrer sa messagerie au mieux, nous avons défini des étapes qui vous permettront d’agir sans encombre.

Les étapes pour une migration de messagerie sans encombre

Migration de messagerie
  1. Analyser ses ressources et définir son besoin (concevoir son projet) 
  2. Planifier : mettre en place un plan d’action et de communication
  3. Choisir la solution idéale 
  4. Archiver les données actuelles 
  5. Créer un compte utilisateur 
  6. Injecter les données 
  7. Réaliser la migration 
  8. Former et nettoyer

1. Analyser ses ressources et définir son besoin (concevoir son projet)

Cette étape est indispensable pour une migration de messagerie réussie. Comme on l’a dit précédemment, l’outil de messagerie est central dans l’entreprise il vous faudra ainsi pour cette étapes sonder la totalité des services sur leurs besoins et leurs problématiques éventuellement rencontrées actuellement. De plus, cela sera la première étape de la communication auprès des utilisateurs, un tel changement doit être accepté par les users car il touche le quotidien de tous. Cette consultation vous permettra de choisir une solution qui change le moins possible les habitudes des utilisateurs. 

Ainsi, migrer sa messagerie implique de faire un état des lieux sur les ressources disponibles, pour cela travailler en équipe sera nécessaire. Qui de mieux que les administrateurs système pour vous dire ce que vous possédez exactement et délimiter votre périmètre : 

  • Quelle est l’infrastructure en place ?
  • Quel est le budget disponible ? 
  • Avez-vous du temps ? Des ressources humaines disponibles ? 
  • Quel est le stockage disponible ? Devriez-vous augmenter la capacité ? 

Il faudra également définir vos besoins et contraintes : 

  • Quelles sont les fonctionnalités importantes pour mes utilisateurs ? 
  • Ai-je une dead line ? Quand est-il optimal de réaliser la migration ?
  • Quelles données garder ? Quelle est la quantité de données à injecter ? 
  • Dois-je prendre une solution en cloud (découvrir le Cloud Azure) ou en On Premise ?
  • Possibilité de temps d’arrêt ? Contraintes légales ?
  • Que dois-je migrer (courriers, rdv, etc.) ?

2. Planifier : mettre en place un plan d’action et de communication

Cette deuxième étape est clé dans le processus de migration de messagerie. Dans le plan d’action les objectifs et les tâches doivent être chiffrés, datés et attribués à des collaborateurs. Cette étape reprend et organise les ressources et besoins définis précédemment. Ainsi vous pourrez définir le périmètre de la nouvelle infrastructure mise en place (accès, routage, stockage) en vous basant sur l’analyse des ressources. Ce plan d’action pourra être transmis aux prestataires consultés afin de décrire au mieux vos besoins, sous forme de cahier des charges (lien) et pour cela Foxeet vous accompagne. 

À la fin de de cette étape vous aurez répondu aux deux questions suivantes : quand aura lieu la migration et comment. Dès lors, vous pourrez mettre en place un plan de communication clair et complet, afin de faire preuve de transparence et facilité la conduite du changement. Ce dernier sera transmis à la direction, à l’équipe chargée du projet afin d’avoir une vue d’ensemble et enfin aux collaborateurs afin qu’ils se préparent aux futures évolutions. 

Un plan de communication pour migrer sa messagerie est constitué, entre autres :

  • D’un aperçu du plan d’action de migration : quand et comment ?
  • Des étapes qui impacteront les users (migration de leurs données, arrivée du nouvel outil, formation, jour d’indisponibilité…)
  •  Des tâches que les users devront réaliser en amont de la migration (tri dans leur mail…)

Enfin, cette deuxième étape de la migration de messagerie peut être l’occasion de réviser votre charte et votre politique en matière de gestion des données. Il vous faudra alors consulter le département des ressources humaines, juridique et informatique. Vous répondrez aux questions suivantes : combien de temps sont gardés les mails avant d‘être archivés, autorisez-vous les collaborateurs à utiliser cette boîte mail dans un cadre personnel ? Que fait-on des mails des personnes qui quittent la société ? 

3. Choisir la solution idéale

Une fois vos ressources et besoins définis, votre plan d’action établi, vient le temps du choix de la solution de messagerie. C’est tout simplement le cœur de votre réflexion, vous l’aurez deviné. Toutes les actionsréalisées servent à choisir la solution idéale puis à l’implémenter au sein de votre SI. La solution de messagerie choisie devra : 

  • Répondre aux attentes en termes de qualité
  • Satisfaire les utilisateurs
  • Être étudié sur du long terme 
  • Être compatible avec votre infrastructure  
Vous ferez à ce moment également le choix entre une solution en Cloud ou On Premise. Office 365 et Google Workspace sont deux solutions les plus connues mais il en existe de nombreuses autres. 

Pour cette étape, il est nécessaire de consulter un maximum de prestataires et de réaliser une veille sur les solutions existantes (comparatif office 365 vs Google workplace). Vient le moment, de lire des articles, consulter des blogs et s’instruire grâce à Foxeet.

Comparatif Office 365 vs Google Workspace

4. Archiver les données actuelles

Pour cette quatrième étape, nous rentrons réellement dans l’opérationnel. Le choix de la solution est fait, il faut se lancer et entrer dans le « vif du sujet ». Afin de ne perdre aucune donnée importante lors de la migration de messagerie, il vous faut installer une solution d’archivage ou utiliser celle en place. Une fois cette solution disponible, vous pouvez procéder à l’archivage des données (anciens mails etc.) Si vous avez changé votre politique à ce sujet (cf. étape 2), cela vous permettra de l’appliquer dès à présent. Cette étape a de multiples enjeux, ne perdre aucune données importantes (rdv prévus, mails…) et ne migrer aucune information inutile. Dans certaines professions, il est imposé de garder certaines données, cette étape vous permet de ne rien oublier.

5. Créer un compte utilisateur

Ici, vous devrez simplement créer un compte utilisateur sur votre nouvelle plateforme et la configurer selon les besoins et le cahier des charges définis précédemment. Migrer sa messagerie n’a jamais été aussi simple. Il existe des plateformes qui vous accompagnent lors de l’implémentation afin de ne perdre aucune donnée et proposer une continuité de service aux utilisateurs. 

Une fois le compte créé, il reste à préparer votre serveur exchange sur lequel sera réalisé la migration de messagerie. Vous pouvez réaliser des tests de capacités, de fonctionnement, de paramétrage etc. Enfin, il faut déployer le client sur les différents postes de travail. Une fois encore, il existe des outils pour automatiser le déploiement du client. Offrant une migration de messagerie facilitée, notamment si vous avez un nombre important de collaborateurs.

6. Injecter les données

Sixième étape, vous approchez de la fin de la migration de messagerie. Une fois que l’outil est paramétré et opérationnel, vos données archivées, la migration de messagerie est prête à être réalisée. Vous allez pouvoir injecter les données sur la nouvelle solution. 

PS : N’oubliez pas de réaliser un dernier archivage juste avant la migration avec les nouvelles données produites puis de les injecter dans le nouveau système.

Le Cloud Azure, qu'est ce que c'est ?

7. Réaliser la migration de messagerie

Une fois la totalité des données administrée dans le nouveau système de messagerie, il ne vous reste plus qu’à passer tous les courriels Internet vers l’exchange puis rediriger les processus internes vers l’exchange. Cette étape est en général réalisée le week-end, permettant d’éviter un temps d’arrêt et d’être opérationnel dès le lundi matin. 

Par la suite, il vous reste à exécuter les tâches post-migration, c’est-à-dire surveiller le système, les potentiels messages d’erreurs, les besoins des utilisateurs, les éventuelles pertes de données…

8. Former les salariés et nettoyer

Cette dernière étape pour migrer sa messagerie n’est pas à négliger. Elle peut avoir lieu avant, pendant ou juste à la fin de la migration. Il faut former, d’une part, son équipe informatique afin qu’elle puisse répondre au problème des users, aux pannes, et réaliser le paramétrage. Il faut former, d’autre part, les utilisateurs au fonctionnement de la nouvelle plateforme via une invitation à des webinars, conférences, la consultation de blog, tel que Foxeet.

Enfin, après la migration de la messagerie, il est nécessaire de nettoyer l’ancien système : supprimer et mettre HS les serveurs d’origine. Il faut également supprimer les fichiers, le paramétrage ainsi que les clients sur les ordinateurs des collaborateurs. 

Voici dans les grandes lignes comment réussir une migration de messagerie étape par étape. N’hésitez pas à vous faire accompagner dans cette démarche, elle est conséquente, centrale pour l’entreprise et non sans risque. Utilisez notre plateforme Foxeet pour trouver le prestataire idéal.

Trouver la solution en fonction de vos besoins