La reprise de données - Etape 4.3 de la transformation digitale
Etape 4.3 de la transformation digitale : la reprise des données, une étape critique
La reprise des données : une étape critique et souvent sous-estimée des projets de transformation. La reprise des données doit être considérée comme un sous-projet de votre projet de transformation et une équipe spécialisée doit être constituée en interne.
Elle doit d’abord maîtriser « techniquement » l’ancien système d’information pour être en mesure d’en extraire les données et doit aussi intégrer des référents fonctionnels pour réaliser ensuite les travaux de consolidation, de « nettoyage » et de validation des données avant intégration dans le système cible.
Quatre catégories de données sont généralement à considérer :
- Les données de structure (données statiques) : plan comptable, axes analytiques, la numérotation des pièces de gestion …
- Les référentiels (données statiques) : les clients, les fournisseurs, les contacts, la nomenclature des produits vendus et achetés…
- Les données de gestion (données dynamiques) : report à nouveau comptable, les factures en cours de ventes et d’achats avec leurs soldes, les commandes client et fournisseur en cours, le stock…
- Les historiques : historiques de production (OF), de ventes (OV, factures, BL, …), d’achats (OA, réceptions, factures, …), de stocks (mouvements, …)
Quelques bonnes pratiques vous permettront d’approcher la reprise de données sous le bon angle :
- L’inventaire des données, des sources des données et des tables « cibles », les règles de mapping, le plan de consolidation, de nettoyage et de transcodification des données doit être notifié dans un plan de migration.
- Choisir des outils adaptés pour réaliser la migration (outils de BDD, ETL, dans la grande majorité des cas, Excel).
- Dans la mesure du possible, utiliser les fonctionnalités d’import « standard » de votre nouvel outil et évitez les reprises de données directes en BDD.
- Procéder par échantillonnage pour valider rapidement la stratégie de reprise des données et déclencher des plans d’actions correctives en mode « agile ».
- Ne pas oublier de tester à la suite de la phase d’import pour contrôler la reprise : exhaustivité et non-altération des données.
- Commencer au plus tôt : les travaux de migration doivent commencer au plus tard à la fin de la phase d’étude et se terminer avant le début des formations pour permettre aux utilisateurs de manipuler des données qu’ils maitrisent et faciliter ainsi leur appropriation de la nouvelle solution.
- La date de mise en production doit idéalement se situer le premier jour de l’exercice comptable ou à défaut, le premier jour du mois suivant votre dernier arrêté comptable intermédiaire.