Solution dématérialisation des factures

Top 3 meilleures solutions dématérialisation des factures

Numérisation factures

Pourquoi utiliser une solution dématérialisation des factures

La dématérialisation des factures au service de l'homme

Un solution dématérialisation des factures s’avère être un moyen efficace de gagner du temps et de l’argent (car oui, on le sait tous, le temps c’est de l’argent :)). Vous en avez marre de crouler sous les factures qui envahissent votre bureau, vos étagères, certains en ont même retrouvé dans leur frigo… dématérialisation factures Et puis, qu’est ce que c’est fatigant et pénible de chercher les factures. Je m’y vois encore, “Qui est-ce qui n’a pas remis le carton avec les factures de 2020 à sa place, c’est pas pour rien si on les classe”. Je vous rassure, maintenant ça se passe mieux avec mes collègues ;). Et dans le pire des cas, que je ne vous souhaite pas, s’il y a un incendie ce sont toutes les factures qui partent en fumée (c’est le cas de le dire). C’est pour tout ça et pour économiser du papier (entre autres) que la dématérialisation de factures est un véritable soulagement au quotidien. Nous avons réalisé pour vous un Top 3 dématérialisation factures basé sur un comparatif solutions dématérialisation factures.

Microsoft Dynamics vs SAP

La dématérialisation de factures bientôt obligatoire ?

La loi Finance 2021, influencée par la crise sanitaire que nous venons de traverser, va obliger progressivement toutes les entreprises d’ici 2026 à recevoir et émettre leurs factures virtuellement. En effet, cela permettra à l’Etat de lutter contre les fraudes, de simplifier les déclarations de TVA et de rendre un bon nombre d’entreprises plus compétitives. Et pour cela, les entreprises auront deux solutions : la plateforme Chorus Pro mise en place pour l’administration publique ou des solutions d’entreprises privées reconnues par l’Etat.

La dématérialisation des factures est donc un enjeu pour toutes les entreprises d’un point de vue légal et compétitif. C’est pour cela que nous avons réalisé un Top 3 des meilleures solutions de dématérialisation à nos yeux selon plusieurs critères, pour vous aider à y voir plus clair. Ce comparatif détaillé vous permettra de connaitre les avantages des solutions et leur spécificités.

Révolutionner votre quotidien avec une solution dématérialisation des factures

dématérialisation des factures

Tout d’abord voici les trois points majeurs qui vont révolutionner votre quotidien une fois les factures dématérialisées.

1. La dématérialisation des factures reconnues par l'Etat

Contrairement à ce qu’on pu vous dire les détracteurs de la dématérialisation des factures, les factures électroniques ont exactement la même valeur juridique que les factures “traditionnelles”. En effet, la loi encadre cela afin de faciliter votre transition ! Il vous suffit que vos factures soient lisibles tout au long de leur validité, que le contenu soit certifié et que l’authenticité de l’émetteur soit assurée. Fini les préjugés sur les factures électroniques, elles sont fiables et générées dans un climat de confiance ! 

2. Vous allez réaliser des économies considérables

Deuxième avantage considérable à posséder une solution dématérialisation des factures, les économies réalisées. Business is business !facilité dématérialisation C’est l’atout principal des factures électroniques, la fin des coûts cachés. On estime le coût de papier de matériel dédiés aux impressions entre 10 000 et 25 000€ par an par salarié, selon le Syndicat national des supports d’image et d’information ! Et comme je vous disais auparavant, le temps c’est précieux pour tout le monde en entreprise, le traitement d’une facture “classique” c’est en moyenne deux semaines de travail et 14€ de frais. Vous économisez ainsi du temps et de l’argent ! Et je n’ai même pas parlé de la facilité d’envoi des factures.

3. Des factures classées et sans erreurs

Une traçabilité renforcée et un bon nombre d’erreurs évitées. Qui oserait dire qu’il n’a jamais fait de fautes de frappe, surtout quand on saisie à la chaîne plusieurs factures ? La dématérialisation permet de réduire considérablement les erreurs de saisie. De plus, on y revient, fini le temps perdu à la recherche du bon classeur et du bon intercalaire, on avait pourtant tout bien classé… Impossible de retrouver cette facture. 110 € : c’est le coût moyen consacré à la recherche d’un document mal rangé.

Alerte spoiler, je vous l’annonce avec la dématérialisation des factures tout ça c’est terminé. Grâce à la Gestion Electronique des Documents (GED), vous retrouverez rapidement toutes vos factures avec des mots clés ! 

Retrouvez les détails sur notre Top 3 dématérialisation factures.

Comparatif Office 365 vs Google Workspace

Bon ca y est vous êtes convaincu (du moins je l’espère), mais maintenant comment faire ? Et bien c’est simple, téléchargez notre Top 3 des solutions de solutions de dématérialisation des factures. Il y existe trois sortes de solutions : la numérisation, la reconnaissance automatique des factures et la facturation électronique. La première étant la plus simple à mettre en place : un scan, un mail envoyé ou une plateforme partagée avec le client et le tour est joué. Rapide mais un peu limité. La deuxième solution, vos factures sont traitées par une solution qui vous permettra de réduire l’intervention humaine. C’est une solution un peu plus complète mais tout de même coûteuse. Enfin, la plus aboutie et adéquate à mes yeux, la facturation électronique. Tout le cycle est impliqué, de l’édition de la facture à l’archivage en passant par l’envoi, le paiement et la comptabilisation. Cette solution fiable et sécurisée est souvent proposée en SaaS. Pour choisir le bon prestataire pour vous accompagner, téléchargez notre Top 3 dématérialisation factures.

Voici dans les grandes lignes pourquoi il est utile voire indispensable de songer à la dématérialisation des factures. N’hésitez pas à vous faire accompagner dans cette démarche, elle est conséquente, centrale pour l’entreprise et non sans risque. Utilisez notre plateforme Foxeet pour trouver le prestataire idéal.

Trouver la solution en fonction de vos besoins

divalto infinity

ERP Divalto Infinity – Sage X3 – Logiciel ERP

ERP DIVALTO infinity – SAGE x3

Comparer ERP, Pourquoi comparer des ERP ?

Chaque ERP est différent, ils proposent tous des spécificités particulières qui correspondent à des besoins différents. Pour savoir quel ERP convient le mieux à votre entreprise nous les avons comparés. Ici nous comparons Sage X3 et Divalto infinity, deux ERP avec un premier point commun important, le secteur d’activité de l’industrie.

EXEMPLE CAHIER DES CHARGES ERP

ERP Sage

SAGE description :

Sage (groupe) est une société multinationale éditrice de logiciels (3e éditeur de logiciel en Europe) à échelle mondiale auprès des PME-PMI et auprès de grandes filiales exposées à des problématiques internationales. Sage est un groupe Britannique qui propose des logiciels et services pour chaque entreprise, qu’elle que soit leur taille. Sage 50cloud Ciel pour les entreprises de 2 à 20 salariés, Sage 100cloud pour les entreprises de 10 à 250 salariés et Sage X3 pour les entreprises +250 salariés.

Sage X3

erp sage

SAGE X3 description :

Sage X3, est un ERP dédié aux industries spécialisées dans les secteurs de la distribution, industrie de transformation, secteur alimentaire, services, production haute technologie, production équipement industriel, matériel médical, fabrication de métallurgie, commerce de gros, transport et logistique, commerce de détail, produit pharmaceutique, cosmétique, agroalimentaire, nutraceutique, service de conseil, service de publicité, service d’ingénierie, location de matériel, service informatique et logiciel, produits chimiques, agroalimentaire, opération, chaine d’approvisionnement,  entrepôt et stock, finance et comptabilité, ventes et marketing, service client.

Ce progiciel de gestion intégrée possède 5 100 clients dans plus de 100 pays, Sage X3 est capable de répondre de manière complète à des enjeux et des besoins différents selon les entreprises. Il s’adapte et perfore son agilité notamment dans les métiers de l’industrie, de la distribution et des services en simplifiant tous les aspects des opérations. 

ERP Divalto

erp divalto

DIVALTO description :

Divalto (groupe) a été créé en 1982 et est maintenant reconnu comme un acteur majeur dans le domaine des ERP. Il propose des solutions de gestion adaptées à toutes les tailles d’entreprises (PME-PMI, entrepreneur et MGE) de 0 à 5000 salariés pour tout secteur d’activité (industrie, négoce, service…) ainsi que des solutions de mobilité et de portail collaboratif. Divalto possède plus de 300 partenaires distribuant ses solutions et compte près de 11 000 entreprises clientes dans 300 secteurs d’activités différents. Le groupe Divalto est aussi présent à l’international, avec des filiales au Canada et au Brésil pour desservir l’Amérique latine et l’Amérique du Nord.

ERP Divalto Infinity

divalto

ERP DIVALTO INFINITY description :

L’ERP Divalto infinity est un ERP dédié au PME-PMI et MGE et exploite plusieurs métiers. Tout d’abord le secteur de l’industrie, sous-traitance, métallurgie et mécanique, ingénierie, industrie à l’affaire, industrie chimique, pharmaceutique, cosmétique, fournitures industrielles du bâtiment, commerce/négoce et distribution, agroalimentaire, vins et spiritueux, services.

Cette solution est capable de fonctionner en mode on premise ou en cloud privé ou public. Divalto infinity dit « sans limite » est disponible en 3 gammes :

  • ABS (Agile Business Solution) qui permet de construire une solution à la carte afin de personnaliser ses modules, son nombre de licence et le nombre d’utilisateurs tout en favorisant une mise en œuvre modulaire et progressive.
  • XBS (Extended Solution Business) qui ressence toutes les fonctionnalités essentielles de l’ERP (+20 salariés).
  • PBS (Platinium Business Solution) est une version illimitée du nombre d’utilisateurs, cette offre s’adresse essentiellement aux groupes souhaitant déployer un ERP commun dans toutes leurs filiales. Elle est destinée à des projets concernant +300 utilisateurs.

DIVALTO INFINITY vs SAGE X3

SAGE X3 avantages :

  • Une intégration rapide et simple, quelle que soit votre organisation (organisation centralisée, décentralisée, internationale…).
  • Une flexibilité et une capacité d’évolution au rythme de la croissance et des nouveaux besoins de votre entreprise.
  • Un progiciel de gestion intégré qui possède une infrastructure informatique légère et facile à administrer.
  • Une grande souplesse d’adaptation et de personnalisation selon les processus propres à votre organisation et à votre activité.
  • Un déploiement facile grâce à la richesse du pré-paramétrage.
  • Une dimension internationale : c’est un progiciel de gestion intégré multilingues, multi-législations, multidevises, multi-sociétés, multi-dépôts et multisites.
  • Une ergonomie moderne et Très conviviale car cet ERP s’utilise dans votre navigateur web habituel et sur terminal mobile.
  • Une seule base de données qui gère l’ensemble des informations internes pour une cohérence et une fiabilité garantie.
  • Une vision globale de l’activité.
  • Sage X3 Couvre tous les besoins de gestion de l’entreprise : gestion financière, vente, relation client, achats, stocks, production.
  • La solution peut être mis en œuvre en mode On Premise (sur site) ou Hébergé (cloud privé ou cloud public).
 
Pour résumer, Sage X3 se caractérise en 3 mots : Rapidité, simplicité et souplesse.

SAGE X3 inconvénients :

  • L’ajout de certaines fonctionnalités nécessites beaucoup de codage.
  • Le module de ressources humaines du progiciel de gestion intégré Sage X3 est relativement faible car la plupart des fonctionnalités RH de Sage proviennent d’une prise en charge par un tiers.
  • Le SGDT (système de gestion de données techniques) n’est pas très performant et système de gestion de projet non plus.
  • Capacités limitées des rapports et des requêtes prédéfinies.
  • Service client/assistance à améliorer.
  • Possibilité de problème lors des mises à jour.

Pour éviter les inconvénients il est important de se faire accompagner par un intégrateur de qualité !

TROUVEZ LE BON INTEGRATEUR

ERP DIVALTO INFINITY Avantages :

  • Une flexibilité puissante et une grande richesse car il répond aux problématiques simples comme complexes : multisites, multi-sociétés, multi dépôts, multilingues… De plus il couvre l’ensemble des fonctions de l’entreprise en les intégrants à un seul environnement (gestion commerciale, comptabilité, GPAO, paie, WMS).
  • Un déploiement agile et efficace grâce à une architecture modulaire, un assistant de configuration, des outils de paramétrages et des outils de reprise de données.
  • Une ergonomie moderne, personnalisable et efficace qui facilite la prise en main et familiarise l’utilisateur rapidement avec le logiciel.
  • Une forte possibilité de personnalisation, s’adapte aux contraintes et aux particularités de l’entreprise.
  • Le progiciel de gestion intègre également de puissants outils d’aide à la décision. Ils permettent d’avoir une vision claire sur l’entreprise et ses clients et d’opter pour le meilleur choix possible pour le développement de son business.
  • Divalto Infinity est un ERP ouvert, capable de dialoguer avec des applications tierces via des connecteurs et des Webservices.
  • Une mobilité grâce à Divalto infinity mobile : une solution de mobilité en mode déconnecté pour tout le personnel.
  • Innovant, Divalto devance les besoins des entreprises en intégrant intelligemment les technologies d’avenir dans le logiciel ERP tout en conservant sa souplesse et sa puissance.
  • Une sécurité et une expertise grâce à sa pérennité, 35 années d’expériences. Une haute confidentialité des informations.
  • Un ROI rapide (réduit les délais, baisse les coûts de production et d’approvisionnement, suit et améliore la qualité).
 
En 3 mots : richesse, adaptabilité et sécurité.

ERP DIVALTO INFINITY Inconvénients :

  • Développements spécifiques assez onéreux.
  • Service client présent mais pas pertinent.
  • Contrôle strict et peu adapté en milieu médicale.
  • Visuel/ergonomie du logiciel peu agréable pour certaines personnes.
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SAGE X3 – ERP description – avantages et inconvénients

Sage X3

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SAGE X3 Description :

Sage X3, est un ERP dédié aux industries spécialisées dans les secteurs de la chimie, négociation, distribution, pharmaceutique, cosmétique, abonnement, location et textile. Ce progiciel de gestion intégrée est commercialisé par la groupe Britannique Sage (3e éditeur de logiciel en Europe) à échelle mondiale auprès des PME-PMI et auprès de grandes filiales exposées à des problématiques internationales. Avec 5 100 clients dans plus de 100 pays Sage X3 est capable de répondre de manière complète à des enjeux et des besoins différents selon les entreprises. Il s’adapte et perfore son agilité notamment dans les métiers de l’industrie, de la distribution et des services en simplifiant tous les aspects des opérations.

Il existe deux versions pour cet ERP, la version standard et la version premium : l’édition standard correspond aux entreprises de petites structures (50 à 100 salariés) qui souhaitent un ERP rapide à installer, avec des moyens réduits et maîtrisés. L’édition premium est elle destinée à de plus grosses structures (+500 salariés) organisées en multisites, multi-sociétés et souhaitant intégrer à leur système d’information des filiales étrangères. Avec cette version, les processus métiers sont fortement personnalisables dans les secteurs du négoce, de l’industrie et des services.

L’architecture de ce logiciel est basée sur une plate-forme technologique (Safe X3) et chaque fonction peut être exploitée indifféremment en mode client-serveur ou web

EXEMPLE CAHIER DES CHARGES ERP

LES AVANTAGES DE SAGE X3 :

  • Une intégration rapide et simple, quelle que soit votre organisation (organisation centralisée, décentralisée, internationale…).
  • Une flexibilité et une capacité d’évolution au rythme de la croissance et des nouveaux besoins de votre entreprise.
  • Un progiciel de gestion intégré qui possède une infrastructure informatique légère et facile à administrer.
  • Une grande souplesse d’adaptation et de personnalisation selon les processus propres à votre organisation et à votre activité.
  • Un déploiement facile grâce à la richesse du pré-paramétrage.
  • Une dimension internationale : c’est un progiciel de gestion intégré multilingues, multi-législations, multidevises, multi-sociétés, multi-dépôts et multisites.
  • Une ergonomie moderne et très conviviale car cet ERP s’utilise dans votre navigateur web habituel et sur terminal mobile.
  • Une seule base de données qui gère l’ensemble des informations interne pour une cohérence et une fiabilité garantie.
  • Une vision globale de l’activité.
  • Sage X3 Couvre tous les besoins de gestion de l’entreprise : gestion financière, vente, relation client, achat, stock, production.
  • La solution peut être mis en œuvre en mode On Premise (sur site) ou Hébergé (cloud privé ou cloud public).

LES INCONVIENTS DE SAGE X3 :

  • L’ajout de certaines fonctionnalités nécessites beaucoup de codage.
  • Le module de ressources humaines du progiciel de gestion intégré Sage X3 est relativement faible car la plupart des fonctionnalités RH de Sage proviennent d’une prise en charge par un tiers.
  • Le SGDT (système de gestion de données techniques) n’est pas très performant et le système de gestion de projet non plus.
  • Capacités limitées des rapports et requêtes prédéfinies.
  • Service client/assistance à améliorer.
  • Possibilité de problème lors des mises à jour.

Pour éviter les inconvénients il est important de se faire accompagner par un intégrateur de qualité !

TROUVEZ LE BON INTEGRATEUR

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En résumé, le progiciel de gestion intégré Sage X3 se caractérise en 3 mots : Rapidité, simplicité et souplesse.
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