La nécessité du SIRH pour la gestion des Ressources Humaines

Un bon SIRH permet une planification efficace, contrôle les coûts des ressources humaines et améliore la productivité des employés et de la direction.

Les ressources humaines (RH) sont le facteur clé de la réussite de toute organisation opérant au 21ème siècle. Depuis le début jusqu’à aujourd’hui, ils ont joué un rôle vital dans le renforcement des capacités concurrentielles des organisations pour leur permettre de bénéficier d’un avantage concurrentiel et d’une rentabilité supérieure à celles de leurs concurrents.

L’environnement d’aujourd’hui est de plus en plus vulnérable en raison de la concurrence intense sur le marché et de la responsabilisation accrue des employés. Les organisations utilisent les technologies de l’information pour gagner en efficacité dans la gestion des ressources humaines. L’étude a révélé que le SIRH est apparu à l’ère des faibles coûts (1980-1990) et que les rôles des professionnels des ressources humaines sont passés de rôles administratifs traditionnels à des rôles plus stratégiques au cours de l’ère de la haute technologie (à partir de 1990).

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Nous pensons toujours que le SIRH (Système d’information de gestion des ressources humaines) n’est utilisé que pour gérer l’assiduité, les congés et la génération de paie par l’intermédiaire d’un logiciel installé sur un ordinateur. Néanmoins, bon nombre d’entreprises utilisent uniquement Excel. Peu d’entre eux manifestent leur intérêt pour les solutions ERP (Enterprise Resources Planning) où la gestion des ressources humaines est intégrée aux modules fonctionnels essentiels tels que la planification, la production, la chaîne logistique, les ventes, la comptabilité, les services commerciaux, etc.

Un SIRH devrait généralement permettre de planifier plus efficacement, de contrôler et de gérer les coûts liés aux ressources humaines ; améliorer l’efficacité et la qualité de la prise de décision en matière de ressources humaines; et améliorer la productivité et l’efficacité des employés et des gestionnaires.

Il a peu de fonctions RH essentielles. Voici les modules d’un bon logiciel SIRH :

Plan des ressources humaines et budget des coûts :

  • Gestion du recrutement
  • Formation-développement et suivi des compétences des employés
  • Gestion de l’évaluation basée sur la performance
  • Gestion des présences et des congés
  • Compensation et gestion des bénéfices
  • Intelligence de gestion et analytique
  • Gestion disciplinaire et archives
  • Paie et règlement final

Dans le scénario actuel de modernisation et de mondialisation, les organisations s’appuient fortement sur les avancées technologiques et les innovations dans le domaine des technologies de l’information (IT). Les progrès réalisés dans le domaine des technologies de l’information ont ouvert de nouvelles perspectives pour les organisations et ont procuré un avantage concurrentiel grâce à des solutions innovantes et personnalisées. Il fait désormais partie intégrante du fonctionnement organisationnel et tous les départements dépendent de systèmes intégrés d’organisation, de stockage, de récupération et de vérification des données. Aujourd’hui, Internet et l’automatisation ont facilité l’accessibilité, la fiabilité et la précision des information.

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Le domaine de la gestion des ressources humaines a constamment évolué et les ressources humaines, dans le scénario actuel, jouent un rôle stratégique plus qu’un simple système de soutien. Sans SIRH, les ressources humaines ne peuvent jouer un bon rôle stratégique.

1 – Processus de 1 à Z basé sur le web

« La solution doit être accessible en déplacement!» À présent, votre système de ressources humaines doit être basé sur le Web ou dans le cloud et accessible en déplacement, partout dans le monde, dans différents bureaux, dans un aéroport, une gare ou simplement en travaillant de la maison. Il s’agit d’une fonctionnalité système non négociable qui offre tous les processus liés aux opérations des ressources humaines, à la paie, aux avantages sociaux, à la formation, au recrutement et à la conformité. Si vous utilisez le SIRH comme une véritable propriété intellectuelle, vous pouvez accéder au SIRH de n’importe où grâce au concept de bureau à domicile ou pratique de travail flexible.

2 – Bureau sans papier

«Pensez vert, gardez la terre verte!» Aller sans papier semble une bonne idée. Mais l’une des grandes promesses non tenues de la technologie est le bureau sans papier. Si nous revenons sur notre utilisation du papier dans notre vie quotidienne, nous constatons le scénario choquant selon lequel nous gaspillons tous les jours. Quelqu’un peut-il simplement imaginer, combien d’arbres détruisons chaque jour? Cependant, le grand avantage de l’absence de papier réside dans la collaboration, la synchronisation et le partage de nos documents, ainsi que dans la possibilité de les parcourir et de les classer facilement sans avoir à acheter un nouveau classeur, en sauvegardant tous nos documents facilement et automatiquement. cela n’est possible que par le biais du SIRH.

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3 – Meilleures pratiques de RH

Un bon SIRH peut offrir les meilleures pratiques RH du secteur. Il peut prendre en charge et réglementer les meilleures pratiques juridiques et locales lors de sa mise en œuvre. Une application SIRH est un outil important pour la mise en œuvre de règles et de réglementations bien acceptées et intégrées aux autres fonctions RH du système.

4 – Contrôle d’accès et de sécurité

Grâce au SIRH, nous pouvons contrôler le niveau d’accès et assurer la sécurité du système. Par exemple, si nous ne voulons pas partager le salaire et d’autres informations confidentielles avec un groupe d’employés particulier, nous pouvons le faire par le biais du SIRH grâce à cela, nous pouvons assurer le contrôle de la sécurité et de l’accès.

5 – Politique et mise en oeuvre

Si la politique est absente, un bon SIRH peut le remplacer. Toutes les politiques peuvent être adoptées et mises en œuvre dans un système SIRH. Dans une organisation, nous avons beaucoup de politiques, mais il est difficile de surveiller tout ce qui se passe conformément à la politique. Mais si nous définissons cette politique au SIRH, nous pouvons facilement les mettre en oeuvre. Par exemple, une organisation a une politique telle que les employés qui ont terminé six mois auront droit à certains avantages et si nous définissons cette politique à l’aide du SIRH, celui-ci accordera toujours certains avantages à ceux qui répondent à ce critère.

6 – Contrôle budgétaire

Une bonne planification de la main-d’œuvre est un élément essentiel de la durabilité pour toute organisation, en particulier les usines à forte intensité de main-d’œuvre. Un bon SIRH aiderait toute direction à assurer le bon type de personnes qualifiées à la bonne quantité. Il peut assurer un recrutement basé sur les compétences grâce à un nombre approprié de personnes possédant les compétences requises.

7 – Analyse de travail

Avant de sélectionner un employé, les organisations doivent définir les spécifications des tâches et la description des tâches de cette désignation. Les organisations doivent également déterminer si le poste est nécessaire ou non. L’analyse de la tâche, du temps et de la fréquence à l’aide du système SIRH peut détecter s’il y a un besoin ou non.

8 – Réglage individuel JD et KPIs

Chaque personne a des KPI’s, objectifs et réalisations différents, il est donc difficile de le faire manuellement. Si nous définissons le KPI et la cible sur le SIRH, il rappelle automatiquement les données de performance de la table d’enregistrement de performance et effectue le calcul nécessaire pour afficher la performance.

9 – Évaluations basée sur la performance

Le succès d’une organisation dépend du rendement de ses employés. Par conséquent, l’évaluation de la performance de l’employé est essentielle. Malheureusement, les employés sont soit sous-évalués, soit surévalués du fait de l’absence des bons outils car la gestion d’évaluation est basée sur les performances. Dans ce cas, les SIRH fournissent le bon outil pour évaluer les performances des employés et garantir des employés satisfaits, motivés et productifs. Lorsqu’il est difficile de pratiquer une évaluation à 180/360 degrés dans un système manuel, un bon SIRH peut aider à sa réalisation. Grâce au SIRH, les organisations peuvent effectuer l’évaluation en ligne.

10 – Employé livre service

Étant donné que les entreprises veulent toujours utiliser correctement le temps de leurs employés, il serait donc fastidieux pour une entreprise que les employés consultent les ressources humaines et leur demandent quelques services tels que: bulletin de versement, informations de présence, relevé des taxes, congés, emprunts, problèmes de mobilité, etc.
Grâce au libre-service employé, un employé peut obtenir ces services à son bureau, ce qui permet de gagner du temps et d’améliorer la qualité des services. Votre système doit permettre aux employés de se connecter en toute sécurité, de mettre à jour et de conserver leurs coordonnées, et ils doivent pouvoir soumettre les absences, les demandes de congés et les données d’auto-évaluation directement au système. Les logiciels modernes de gestion des ressources humaines devraient automatiser ces processus manuels fastidieux.

11 – Notification automatique

Dans une organisation, les cadres supérieurs sont très occupés par leur travail habituel. Ils oublient parfois l’horaire des entretiens ou oublient d’approuver leurs congés et de nombreux autres problèmes mineurs mais importants. Le SIRH permet à l’organisation de rappeler à la direction générale ces problèmes par le biais du service de notification automatique (SMS et courrier électronique). En plus de cela, ceci permet également de souhaiter aux employés le jour de leur anniversaire et d’envoyer la notification de l’entretien aux candidats potentiels.

12 – Dossier disciplinaire des employés

La discipline des employés est une question nécessaire dans chaque organisation, même si elle est désagréable. Une discipline efficace peut aider à corriger les problèmes de comportement des employés et peut augmenter la productivité. Une discipline efficace aidera également à protéger l’entreprise contre le licenciement injustifié. Grâce au SIRH, nous pouvons maintenir un processus disciplinaire efficace et être en mesure de préserver le dossier disciplinaire nécessaire à l’évaluation et à la procédure disciplinaire à venir.

13 – Dynamisme et personnalisation

Un bon SIRH doit être dynamique et personnalisable à tous égards, qu’il s’agisse d’un nouveau processus, de l’envoi d’une lettre ou de la livraison automatique d’un courrier électronique. Le service des ressources humaines doit s’adapter à de nouvelles fonctions, règles et politiques très fréquemment. Les ressources humaines doivent également générer des milliers de lettres. Un bon SIRH peut éliminer de nombreux travaux manuels en quelques clics seulement.

14 – Approbations en ligne

Dans chaque organisation, il est difficile d’obtenir l’approbation de la direction sur différentes questions telles que le recrutement, l’augmentation, le départ, etc., car ils sont occupés par la réunion à l’étranger et leur activité courante. Le processus d’approbation en ligne du SIRH leur permet donc de donner l’approbation où et quand ils le souhaitent.

15 – Matricielle et Analytique

La direction souhaite toujours voir tous les index ou toutes les matrices en un coup d’œil. Dans la matrice des ressources humaines, nous trouvons le statut total récurrent et son coût, le statut de séparation totale et son coût, le total des antécédents disciplinaires, les retards mensuels, les absences, le chiffre d’affaires, les relevés d’orientation, etc. Après avoir constaté cela, la direction décide où d’autres initiatives doivent être prises pour contrôler ou améliorer cette situation.

Votre système devrait éliminer tous les efforts manuels liés aux rapports et disposer d’une bibliothèque de rapports basés sur des modèles (avec la possibilité de créer des rapports personnalisés) sur la présence, les performances, les participants, les sortants, les chiffres d’affaires, etc. pour en faire des représentations graphiques.

16 – E-learning

Utilisant souvent les résultats du processus de gestion des performances comme point de départ, ce module peut produire des plans de formation individuels pour le personnel, gérer les réservations (pour les cours de formation et autres options d’apprentissage), et gérer le processus d’évaluation et de retour d’expérience tout en effectuant un suivi. Un bon logiciel SIRH peut suivre l’inventaire des compétences de chaque individu et tirer parti des avantages de cette information.

Les fonctionnalités communes du module d’apprentissage et de développement incluent:

  • Portail d’apprentissage en ligne
  • Recommandations de formation liées au rôle, aux compétences et aux aspirations professionnelles
  • Plans d’apprentissage individuels des utilisateurs
  • Fixer et gérer des objectifs
  • Liens vers le référentiel de compétences
  • Administration de l’apprentissage simplifiée (réduction des frais généraux liés aux ressources humaines).

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17 – E-recrutement

Le recrutement électronique peut permettre à tout DRH d’être efficace dans la recherche des bons talents. Grâce à un bon SIRH, une organisation peut effectuer la série de tâches suivante pour un bon recrutement :

  • Budget de la main d’oeuvre
  • Réquisition de main d’oeuvre
  • Approbation de la demande de personnel
  • Offre d’emploi Candidature en ligne
  • Notifier le candidat potentiel par mail et SMS
  • Aviser les membres du conseil par mail et SMS
  • Examen et dépistage en ligne
  • Évaluation d’entrevue
  • Lettre d’offre et de rendez-vous générée automatiquement

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18 – Gestion des présences et des congés

L’organisation peut maintenir l’assistance par l’intermédiaire du SIRH et disposer d’un large éventail de paramètres pour le compte rendu de l’assistance, tels que: rapport tardif par département, départ anticipé, rapport d’absence. L’organisation est également en mesure de conserver les congés en ligne de cette manière par l’intermédiaire du SIRH. L’employé demande un congé sur son écran de saisie en attribuant sa responsabilité à une personne (sauf un congé maladie) chaque fois que la personne désignée accepte de prendre la responsabilité en cliquant sur le bouton « d’accord », puis elle disparaît.

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19 – Compensation et règlement final

Grâce à un SIRH intégré, une organisation peut générer une masse salariale, des primes, des incitations, etc. automatiquement calculées. Elle peut délivrer une facture de règlement finale comprenant le salaire dû, le salaire actuel, le bénéfice du service, les congés payés, etc.

Grâce au SIRH, l’organisation peut effectuer la tâche suivante de compensation :

  • Bonus & incentive
  • Déduction pour prêt auto
  • OT (conformité et non-conformité)
  • Incrémenter l’histoire
  • Télécharger un fichier Excel
  • Génération automatique de lettre (incrément)
  • Règlement final

20 – Mise en oeuvre conviviale

Il y a eu une telle précipitation sur le marché dans le domaine des logiciels de ressources humaines que la convivialité a peut-être été sacrifiée au profit de certains systèmes de ressources humaines. Si votre système n’est pas facile à utiliser, vous n’obtiendrez tout simplement pas le retour sur investissement du système et vous ne devriez pas vous contenter d’une utilisation compliquée du système. Il existe de nombreux systèmes intuitifs et conviviaux.

21 – Base de données et intégration

Une base de données solide (telle qu’Oracle 10g ou 11g) et un SIRH intégré peuvent offrir au service de la gestion informatique des informations et des analyses lui permettant de prendre une décision stratégique pour que toute entreprise évolutive soit compétitive en s’affranchissant des erreurs humaines et de la redondance des données saisies. Le simple traitement de la paie n’est en aucun cas considéré comme un SIRH, où un SIRH moderne offre de nombreuses activités de ressources humaines dans l’application ou dans le logiciel.

22 – Mise en oeuvre facile

Toute réussite de l’implantation du SIRH doit exiger un système simple et convivial. L’engagement respectif de la direction joue un rôle essentiel dans l’installation et la mise en œuvre d’une application SIRH axée sur les résultats. Il s’agit d’un processus de mise en œuvre assez long et fastidieux où la motivation de chaque utilisateur est très attendue. La mise en œuvre d’un SIRH peut prendre quelques mois à quelques années lorsque la personnalisation est un processus continu pour rester compétitif dans l’industrie.

23 – Prix abordable

Enfin, se pose la dernière question: quel est le logiciel permettant d’obtenir ce type de solution à quel prix? Il existe de nombreux SIRH renommés dans le monde, mais la plupart d’entre eux nécessitent des investissements considérables et un haut niveau d’efficacité utilisateur. Certains d’entre eux travaillent en tant que partie ou module d’un logiciel de solution ERP géant tel que SAP HANA HCM / SeccuessFactor, Oracle PeopleSoft, Microsoft Dynamics 365, NetSuit, Infor CloudSuite, etc., pouvant coûter des millions de dollars. Beaucoup d’entre eux sont des systèmes de ressources humaines autonomes gratuits tels que Sentrifugo, OragngeHRM, BarazaHCM, OpenHRMS, iHRMS, qui sont également open source et personnalisables. Il existe peu de systèmes SIRH développés localement – GreenHR, Kormee, Kandaree, BaseIT, Shorol, Jibika, etc., sont mieux adaptés aux lois, aux cultures et aux pratiques locales où le prix abordable est un facteur important.

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Dans la plupart des cas, les entreprises locales consacrent beaucoup de temps et d’efforts à la mise au point d’un SIRH interne, mais sans un conseil professionnel et un bon programmeurLors de la recherche d’un bon SIRH, les experts tentent d’obtenir un système intégré, qui a fait ses preuves avec toutes ces caractéristiques. Seul le processus de gestion des présences et des salaires ne désigne aucune candidature en tant que SIRH – Système d’information des ressources humaines. Il devrait comporter un flux complet de processus de gestion des ressources humaines.

Sources : TextileToday

Livre blanc complémentaire : Les 10 règles d’or pour choisir son SIRH